Automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP®

DirectInvoiceControl ermöglicht eine automatisierte Eingangsrechnungsbearbeitung in SAP®. Rechnungen, die per Papier, Fax, E-Mail-Anhang sowie als EDI-Daten eingehen, werden digital erfasst und papierlos bearbeitet. Durch das zentrale Rechnungseingangsbuch in SAP® sind Sie in der Finanzbuchhaltung stets auf dem Laufenden.

Die Softwarelösung ist vollständig SAP® integriert. Sie beschleunigt den kompletten Bearbeitungsprozess von Lieferantenrechnungen im Einkauf und in der Kreditorenbuchhaltung – vom Scannen, dem Erkennen und Archivieren, über den Rechnungsfreigabeworkflow bis zum Buchen in SAP®.

Der modulare Aufbau von DirectInvoiceControl ermöglicht es, die Lösung Ihren Unternehmensstrukturen sowie -prozessen flexibel anzupassen und ist kompatibel zu vorhandenen Scanlösungen, OCR-Engines, EDI-Konvertern, Archiv- und E-Mailsystemen.


Highlights
System
Workflow
e-Invoice
VAT-RuleSet
DebitNote
Statistic
Mobile
Supplier
Language
Download
Success
Websession

Highlights von DirectInvoiceControl

  • Alle erkannten Werte werden gegen vorhandene SAP®-Daten geprüft (Stammdaten, Wareneingang, Einkaufsbestellungen, Rechnungsdubletten)
  • Unvollständige Belege werden mit Daten aus den SAP®-Standardtransaktionen vorbelegt
  • Automatische Zuordnungen zu Bestellpositionen, Kostenstellen oder Sachkonten
  • Manuelle Zuordnung per Drag&Drop, komfortable Feldergänzung per DirectEntry-OCR
  • Direkter Absprung in diverse SAP®-Folgetransaktionen
  • Das gescannte Rechnungsoriginal ist jederzeit nur einen Klick entfernt
  • Unterstützung für elektronische Rechnungen, inklusive Integration digitaler Signaturen
  • Integrierte Hilfen für komplexe Bearbeitungsvorgänge durch Positionssplits und
    -zusammenfassungen, Rabatt-Rechner, automatische Berechnungen u.v.m.
  • Assistent prüft auf Konformität nach UStG §13 und §14 und navigiert direkt zum Eingabefeld
  • Rechnungsfreigabe, auch auf Einzelpositionen über SAP®-GUI oder Mobile Devices
  • Automatische Rechnungsbuchungen über grafisches Regelwerk in SAP® einstellbar
  • Einfacher Anhang vorgangsbegleitender Dokumente und Dateien
  • Grafischer Workflow-Designer in SAP®
  • Klares Workflow-Protokoll als PDF-Anhang zur SAP®-Buchung
  • Vielseitige Auswertungen und langfristige Prozess-Statistiken
     
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Modulare Systemarchitektur

Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale der AFI-Lösungen ist die perfektionierte Systemarchitektur. 
Sie ist modular aufgebaut und auf Performance abgestimmt.

Der Vorteil liegt eindeutig in der Flexibilität. Lösungen können problemlos individuell auf Ihre Anforderung angepasst und nachträglich ergänzt oder erweitert werden. 

Abb.: Systemarchitektur von DirectInvoiceControl

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Workflow

Der DirectInvoiceControl-Workflow steuert den Rechnungsfreigabeprozess im Dialog mit der Fachabteilung oder die automatische Verbuchung bei kompletten und fehlerfreien Rechnungen innerhalb vorgegebener Grenzen mit einem grafischen Regelwerk direkt in SAP®.

Freigabe Rechnungen

Abb.: Freigabeprozess Rechnungen

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Module e-Invoice Mailbox | Filesystem | EDI | ZUGFeRD

Mit den DirectInvoiceControl Erweiterungsmodulen e-Invoice Mailbox, e-Invoice Filesystem, e-Invoice EDI und e-Invoice ZUGFeRD können digitale Eingangsrechnungen automatisiert importiert, archiviert und bearbeitet werden. Manuelle Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Öffnen, Sichten, Entklammern und Stapeln von Eingangsrechnungen entfallen komplett. Auch Aufwände für die Rechnungsablage können durch eine elektronische Archivierung rationalisiert werden. 

Je nach Rechnungsformat können die Daten direkt bearbeitet (EDI/ZUGFeRD) oder mittels einer Erkennungssoftware (OCR) ausgelesen werden. Alle Rechnungen stehen unmittelbar danach im SAP® DirectInvoiceControl Monitor, dem elektronischen Rechnungseingangsbuch, für die weitere Bearbeitung im DirectInvoiceControl Center bereit.

Weitere Informationen zu e-Invoice:

[ e-Invoice: Modulbeschreibung ]

[ e-Invoice: Chancen und Risiken ]

 

 

Abb. 1: Modulausprägungen
Abb. 2: Eingangskanäle

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VAT-RuleSet

SteuerschlüsselZunehmende Globalisierung der Märkte und eine Wertschöpfung über Landesgrenzen hinweg tragen zu einer immer komplexeren Abwicklung der Steuervorgänge in den Unternehmen bei.

Darüber hinaus häufen sich die Änderungen bei Vorschriften und Rechtsprechungen in Bezug auf die Umsatzsteuerregularien durch die Finanzbehörden. Dies stellt den Buchhalter immer wieder vor neue Herausforderungen. Es gilt unter anderem, Vorsteuerverluste zu vermeiden, die richtige Umsatzsteuer abzuführen und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen.

In den letzten Jahren gab es vermehrt Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und elektronische Prüfungen, die den Finanzämtern jährlich ca. 4 Milliarden Euro an Nachzahlungen einbrachten.

Das DirectInvoiceControl VAT-RuleSet unterstützt Sie bei diesen komplexen Herausforderungen. Gerade bei internationalen Transaktionen zeigt das Modul seine Stärken.

Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern werden von DirectInvoiceControl anhand bestimmter Merkmale erkannt, mit SAP® Daten verglichen und das entsprechende Steuerkennzeichen vorgeschlagen. Dabei wird der Sachbearbeiter von Anfang an durch spezielle Assistentenmeldungen bei seiner Arbeit unterstützt. Im Falle einer Änderung der Vorschriften oder Rechtsprechungen informiert Sie ein neuer AFI-Service umgehend per Newsletter, gibt Empfehlungen über deren Umsetzung in DirectInvoiceControl und stellt zeitnah falls notwendig ein entsprechendes Update zur Verfügung.

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Debitorische Belege verarbeiten

In vielen Unternehmen entstehen enorme manuelle Arbeitsaufwände durch Bearbeitung gekürzter Fakturen. Eintreffende Belastungsanzeigen (per E-Mail, Fax oder in Papierform) müssen vor der erlösmindernden Verbuchung auf Korrektheit geprüft und entsprechend freigegeben werden.

An diesem Prozess sind meist mehrere Abteilungen beteiligt. Belege werden per Hauspost zwischen den Abteilungen zur Sichtung und Dokumentation der Prüfungsvermerke hin und her geschickt. Zusätzlich werden Kopien erstellt um gegenüber dem Kunden aussagekräftig zu bleiben. Letztlich wird der Beleg manuell gebucht und das Original abgeheftet. Oder es wird ein Gespräch mit dem Kunden geführt, dessen Ergebnis als Anlage zur Belastungsanzeige auf Papier vermerkt wird.

Durch DebitNote gewinnt dieser Prozess an Transparenz. Zusätzlich werden Bearbeitungszeiten verkürzt, mögliche Fehlerquellen reduziert und eine lückenlose Dokumentation sichergestellt.

Analog zur Kreditorrechnungsverarbeitung werden die zu verbuchenden Kürzungen eingescannt, früh archiviert und mittels OCR Belegdaten (wie Buchungskreis, Debitor, Beträge und Steuersätze) automatisch ausgelesen. Eine Kombination mit anderen DirectInvoiceControl Modulen wie z.B. e-Invoice ist jederzeit möglich. Der erzeugte Beleg inklusive Original erscheint (mit Debitornummer) im DirectInvoiceControl Monitor und kann von dort mittels Standardfunktionen (Notizen, Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet werden.

Die Verbuchung der Belastungsanzeige erfolgt nun debitorisch. Dieser Vorgang kann auch nach erfolgreicher Freigabe (z.B. durch Key-Account-Manager oder Kundenservice) automatisiert erfolgen.

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Statistik

Mit DirectInvoiceControl-Statistik können Sie gezielt Auswertungen erstellen, Ihre Prozesse auf Performance analysieren, Trends frühzeitig erkennen und Kennzahlen (KPIs) ermitteln. Sie erhalten somit maximale Übersicht und Transparenz. 

Für eine graphische Aufbereitung können alle Auswertungen und Ergebnisse nach Excel exportiert werden. Bereits im Standard verfügt das Modul über zahlreiche Statistik-Templates. 

Auswertungen sind nach Periode, Buchungskreis und Kreditor, aber auch nach Bearbeitungszeiten vom Scannen bis zur Freigabe möglich. Weitere Auswertungen lassen sich kundenindividuell an eigene Prozesse und Anforderungen erweitern und ergänzen. 

          

Abb. 1-3: Statistiken aus DirectInvoiceControl

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Mobiles Büro mit UI5 Technologie

Die Bearbeitung der Rechnung ist jederzeit und von überall möglich. Egal, ob mit Smartphone, Tablet, Laptop oder PC. Durch den Einsatz der bewährten UI5 Technologie ist das Modul Mobile plattformunabhängig.

Ein mobiler Zugang erlaubt die sichere und einfache Teilnahme am Prozess (Rechnung kontieren und genehmigen, ablehnen, weiterleiten sowie Original anzeigen, Notizen, Assistent und Anhänge anfügen). Aufgaben können somit kurzerhand auch von unterwegs bewältigt werden. 

Dies hat eine deutliche Prozessbeschleunigung für alle Beteiligten und eine effizientere Nutzung zur Folge.

UI5 Anwendung für DirectInvoiceControl

Abb.: Mobile Anwendung von DirectInvoiceControl

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SupplierCOM

Mit dem Modul SupplierCOM können klärende Kommunikationsprozesse mit Lieferanten beschleunigt werden. Mit einem Klick wird ein Anschreiben an Ihren Lieferanten auf Basis der Rechnungsdaten und der in SAP® hinterlegten Kreditorenstammdaten generiert. Dieses kann nun direkt aus SAP® heraus per E-Mail/Fax (inklusive ausgewählter Anhänge) oder bei Bedarf auch als Postbrief versendet werden.

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Sprachpakete

Sie sind international tätig oder stehen vor der Herausforderung die Lösung in SAP® international auszurollen?

AFI Software-Lösungen werden im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch ausgeliefert. Es stehen viele weitere Landessprachen zur Verfügung und können optional erworben werden.

Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Somit ist gewährleistet, dass auch neue Funktionen und Features für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar sind.

Alle verfügbaren Landessprachen zur Softwarelösung erfahren Sie von unseren Vertriebsmitarbeitern. Fragen Sie hier an:

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Download

Weitere Informationen zu DirectInvoiceControl haben wir für Sie als Download im PDF-Format zusammengestellt.

Produktbroschüre: [ PDF herunterladen ]

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Success Stories

AFI-Lösungen sind bei vielen Institutionen und namhaften Firmen im Einsatz. In unseren Success Stories stellen wir Ihnen ausgewählte Projekte vor, die erfolgreich gestartet sind und sich bewährt haben.

Sie erhalten Einblick in die Art, wie Projekte abgewickelt wurden und welches die Gründe für die Entscheidung waren.

[ Erfolgsmeldung von Eli Lilly and Company ]

[ Erfolgsmeldung von Landeshauptstadt Stuttgart ]

[ Erfolgsmeldung von Jet Aviation ]

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Webinar

Webinar

Sie möchten mehr über DirectInvoiceControl erfahren und in einem kompakten Online-Seminar Einblicke in die Funktionsweise der Software bekommen?

Dann vereinbaren Sie noch heute Ihren ganz persönlichen Webinar-Termin! Unsere Spezialisten beantworten gerne die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei gezielt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ein.

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