Digitale BANF: Elektronische Bestellanforderungen vereinheitlichen die Beschaffung
Inhaltsübersicht:
- Der tägliche Wahnsinn im Einkauf
- E-Procurement spart Geld und Zeit: In Theorie und Praxis
- Digitale Bestellanforderungsprozesse helfen auch dem Anforderer
- Auf dem Weg zur elektronischen Beschaffung Hürden vermeiden
Max arbeitet im operativen Einkauf eines großen Industrieunternehmens. Tagtäglich jongliert er in der Beschaffung zwischen unterschiedlichsten Eingangskanälen für Bestellanforderungen. Er selbst würde wohl eher von »rotieren« sprechen. Während er gerade seine noch 30 ungelesenen E-Mails checkt und eine neue Bedarfsanforderung überprüft, steht eine Kollegin am Tisch und hält ihm ein ausgedrucktes Bestellanforderungsformular entgegen: Allerdings hat sie auch noch ein paar Zusatzinfos, die Max sich schnell auf einem Schmierzettel notiert.
Ein anderer Kollege ruft an, um einen weiteren Bedarf zu melden. Er möchte wissen, ob seine Bestellanforderungen von letzter Woche schon bearbeitet wurden. Leider ist die Kollegin von Max für diesen Bedarf zuständig und den Rest der Woche krank. Max kann gerade keine Auskunft geben.
Das Telefon klingelt erneut: Ein Notfall in der Produktion, eine Maschine steht still und das Ersatzteil, welches sonst immer auf Lager ist, befindet sich in Reparatur. Jetzt heißt es schnell handeln, denn jeder Stillstand kann für das Unternehmen teuer werden. Nach unzähligen Telefonaten ist sichergestellt, dass ein Ersatzteil per Express noch heute geliefert und eingesetzt wird. Glück gehabt, doch nicht immer läuft es so glimpflich ab.
Der tägliche Wahnsinn im Einkauf
Weiter geht es für Max mit der Erfassung der Bestellanforderungen in SAP. Jeden Tag ist er damit beschäftigt, alle Bedarfseingänge im Auge zu behalten und die Daten manuell zu prüfen und abzutippen. Für Termine mit neuen Lieferanten oder den Abgleich von Preisen unterschiedlicher Lieferanten bleibt ihm kaum Zeit. Es gilt, alle Bedarfe so schnell wie möglich zu prüfen und zu verarbeiten. Aufgrund von Papier, E-Mail, Telefon und Schmierzetteln nimmt diese Tätigkeit Max voll in Anspruch.
Max steht hier symbolisch für viele Einkäufer, die täglich mit solchen oder ähnlichen Szenarien zu kämpfen haben. Hier helfen digitale Lösungen, um Eingangskanäle in der Beschaffung zu vereinheitlichen sowie mehr Transparenz und Tempo in den Beschaffungsprozess zu bringen – selbst für Anforderer.
E-Procurement spart Geld und Zeit: In Theorie und Praxis
Die Vorteile IT-gestützter Beschaffungssysteme stehen in der Theorie außer Frage. So belegen Studien, dass allein im Purchase-to-Pay-Prozess eine elektronisch unterstützte Bedarfsanfrage, -prüfung und -freigabe dreimal schneller ist und viermal so wenig kostet wie eine ohne digitale Prozessunterstützung.
Daher stellt sich die Frage, warum sich elektronische Lösungen bisher in der Praxis noch nicht durchsetzen konnten. Antworten darauf gibt die BME-Umfrage des »Barometers Elektronische Beschaffung 2020« zum Stand der Digitalisierung und zu Entwicklungen in ausgewählten Bereichen des Einkaufs sowie des Supply Chain Managements. Laut Studie ist wohl einer der Hauptgründe die Tatsache, dass
→ in jedem vierten Betrieb die Geschäftsführung bei diesem wichtigen Thema auf der Bremse steht.
Wirklich nachvollziehbar ist das nicht. Viele Unternehmen haben bereits bewiesen, wie schnell sich der Einsatz einer digitalen Lösung in SAP für den Beschaffungsprozess amortisiert. So war auch der Einkauf bei der Craemer Gruppe ─ einem weltweiten Spezialisten mit den Kerngeschäften Metallumformung, Kunststoffverarbeitung und Werkzeugbau ─ begeistert, als ihnen die IT-Abteilung eine Lösung für ihre täglichen Herausforderungen präsentierte.
Und Einkauf wäre nicht Einkauf, wenn nicht auch die Kosten-Leistungs-Rechnung unter die Lupe genommen worden wäre, wie Malte Aussieker, Einkäufer bei Craemer, erzählt: „Uns war es sehr wichtig, eine Software anzuschaffen, die einen Mehrwert bringt und nicht einfach ein neuer Kostenträger ist. Wir haben schließlich erkannt, dass in unserem Geschäft das altmodische, sprich papierbasierte Modell, ein wahrer Zeitfresser ist. Mit AFI Purchase haben wir den Bedarfsanforderungsprozess auf eine neue digitale Stufe gehoben und profitieren heute von immensen Zeiteinsparungen.“
Aktuell verarbeitet der Einkauf bei Craemer am Stammwerk circa 500 Bedarfe im Monat. Es gibt jetzt eine einheitliche Bedarfsmeldung, die ihren Weg zentral über das neue System in den Einkauf findet.
„Ein Tool, das die Bedarfsanforderungen in einem Eingangskanal bündelt, ist für uns Gold wert. Ich sehe auf einen Blick meine aktuellen Bedarfsfälle und kann diese komfortabel direkt in SAP weiterverarbeiten. Und nicht nur das: Ich kann mir zum Beispiel bei Urlaubsvertretungen oder, wenn Kolleginnen und Kollegen nicht da sind, mit wenigen Klicks im AFI Monitor Überblick verschaffen: Was ist offen? Was bestellt? Was erledigt? Das ist eine bedeutende Vereinfachung bei der täglichen Arbeit. Die Zeiten komplizierter Übergaben und einer Menge Papierausdrucke sind vorbei“, sagt Malte Aussieker.
Mehr zu den Vorteilen digitalen Arbeitens in der Success Story mit Craemer.
Digitale Bestellanforderungsprozesse helfen auch dem Anforderer
Auch für Anforderer bietet die digitale Erfassung von Bestellanforderungen eine Menge Vorteile. Durch die Einbindung externer Kataloge oder Einkaufsplattformen können Mitarbeiter ihren Warenkorb online komfortabel zusammenstellen: Das eingesetzte System für die elektronische Erfassung übernimmt die Daten daraufhin automatisch und übergibt sie in den vordefinierten Prozess. Hier wird auch die Beschaffung am Einkauf vorbei, bekannt als Maverick Buying, verhindert.
Darüber hinaus kann jeder Anforderer einfach nachvollziehen, welchen Status sein Bedarf hat und im besten Fall auch sehen, wann die Ware geliefert wurde. Elektronische Workflows steuern sicher durch Freigabeprozesse und ermöglichen die ortsunabhängige Prüfung. Alles wird dokumentiert und ist schnell sowie einfach nachzuvollziehen.
Gerade in unerwarteten wirtschaftlichen Krisen können Flexibilität und Transparenz ausschlaggebend sein.
Auf dem Weg zur elektronischen Beschaffung Hürden vermeiden
Warum scheuen dann immer noch viele Entscheider den Schritt ins Digitale? Eine weitere Antwort darauf gibt die bereits erwähnte Studie des BME, denn dort äußerte jede vierte befragte Firma auch interne Widerstände: Es hapert wohl vor allem an Transparenz und Struktur der Daten. Dieser Schmerz ist tatsächlich nicht vom Tisch zu weisen. Bevor Neues angeschafft wird, empfiehlt es sich, aufzuräumen. So wird sichergestellt, dass es nicht zu unerwarteten Stolpersteinen kommt, die Projekte oft unnötig in die Länge ziehen können.
Die Einführung einer digitalen Beschaffungslösung für SAP kann im Ergebnis den Arbeitsalltag der Einkäufer im positiven Sinne vollkommen verändern, wie auch Malte Aussieker betont: „Wir haben noch nie so schnell Bestellungen geschrieben, wie es aktuell mit der neuen Lösung der Fall ist. Heute arbeiten wir einfach schneller im Vergleich zu früher.“
Allerdings passiert das nicht von selbst. Der bessere Weg zu einer smarten Bedarfsanforderungslösung führt über eine gute Vorbereitung innerhalb eines Unternehmens. Nur so kann sichergestellt werden, dass die Lösung in der Praxis den erhofften Vorteil bringt. Gira, führender Komplettanbieter intelligenter Systemlösungen für die elektrotechnische und vernetzte digitale Gebäudesteuerung, hat für die Projektvorbereitung ausreichend Zeit eingeplant, wie Hans-Jürgen Tiroux, strategischer Einkäufer bei Gira, erzählt: „Es war uns wichtig, die Ziel-Zustände klar herauszuarbeiten. So wussten wir, welche Funktionen, Workflows, Formulare oder interne Auftragsnummern aus SAP integriert sein müssen, um reibungslos arbeiten zu können. Die Praxis zeigt, dass sich die detaillierte Vorbereitung ausgezahlt hat.“
Gira hat die Vernetzung im Einkauf vorangetrieben und profitiert umfangreich von der elektronischen Lösung in der Beschaffung: „Vor allem Transparenz und Zeitersparnis sind deutlich spürbare Vorteile“, bestätigt Tiroux.
Wer hier tiefer eintauchen möchte,
für den lohnt sich die Success Story mit Gira.
Der Einkauf ist eine wichtige Schnittstelle im Unternehmen, die maßgeblichen Einfluss darauf hat, dass sich das wirtschaftliche Rad weiterdreht. Auch wenn es nachvollziehbare Herausforderungen gibt, so sind Lieferanten elektronischer Lösungen für SAP mit Expertise und Erfahrung die besten Partner bei der Umsetzung und können hier unterstützen und beraten.
Denn nicht nur in der Theorie gehört die Zukunft dem E-Procurement. Transparenz, Vereinheitlichung, Zeitersparnis sowie die dezentrale Bearbeitung sind nur einige Argumente aus der Praxis.
