Eingehende Auftragsbestätigungen in SAP ERP digitalisieren

  • Maximale Transparenz & Übersicht
  • Verarbeitung aller Eingangskanäle
  • Hohe Datenqualität & Integration
  • Effizientes & einfaches Arbeiten
Eingehende Auftragsbestätigung

Automatisierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen in SAP ERP

“Must-have” im Purchase-to-Pay-Prozess: Die elektronisch unterstützte Auftragsbestätigung ist dreimal schneller als ihr manuell bearbeitetes Pendant und dementsprechend günstiger. Das belegen viele Studien sowie die Praxis.

Die Lösung DirectConfirmationControl digitalisiert und automatisiert eingehende Auftragsbestätigungen in SAP ERP. Das Ergebnis: deutlich mehr Effizienz, Transparenz und vollständig digitale Prozesse.

Ob per PDF, Ariba, IDoc, EDI, Fax oder Papier: Alle eingehenden Auftragsbestätigungen landen in einem zentralen SAP-Eingangsbuch, dem DirectConfirmationControl Monitor. Die übersichtliche Statusanzeige für die SAP-Auftragsbestätigung hält Einkäufer immer up to date.

Abweichungen zum SAP-Einkaufsbeleg (z. B. Termin, Preis oder Menge) sind auf einen Blick erkennbar und können einfach und übersichtlich korrigiert werden. Die Lösung ist hierzu nahtlos in SAP ERP integriert.

Auftragsbestätigungen ohne Abweichungen, aber auch mit Abweichungen innerhalb definierter Toleranzen können automatisiert verbucht werden (Dunkelbestätigung).

Eine Anbindung an SAP Ariba ist möglich und vor allem sinnvoll.
Unser Kunde AVL List ist für den Einsatz der Lösung sogar mit einem Innovationsaward ausgezeichnet worden.

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Ihre Vorteile

  • Automatisierte, elektronische Verarbeitung sämtlicher eingehender Auftragsbestätigungen
  • Auftragsbestätigung direkt mit dem SAP-Einkaufsbeleg abgleichbar
  • Abweichungen der Termine, Mengen, Preise, Incoterms oder Zahlungsbedingungen sind sofort sichtbar und können bei Bedarf in die SAP-Einkaufsbelege übernommen werden
  • Reduzierung manueller Erfassungsaufwände durch integrierte OCR-Datenerkennung mit anschließender, automatischer Auswertung gegen SAP-Einkaufsbelege
  • Direkter Absprung in angrenzende SAP-Transaktionen (u. a. Einkaufsbeleg, Einkaufsinfosatz, Bestands- und Bedarfsliste, Stammdaten)
  • Unterstützung aller Einkaufsbelege (Normalbestellungen, Lieferpläne und Kontrakte)

Easy Going: Einkaufsprozesse digitalisieren

Einkauf 4.0, E-Procurement oder intelligenter Einkauf: Machen Sie mit DirectConfirmationControl aus Buzzwords reale Vorteile, die zu Ihren Unternehmensbedürfnissen passen.

 
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Intelligente Erfassung und Validierung

Die Lösung erfasst alle Eingangskanäle. Bei Auftragsbestätigungen, die nicht als elektronischer Datensatz (Ariba, IDoc, EDI) eingehen, übernimmt automatisch die Optical-Character-Recognition-Technologie (OCR). Die marktführende Erkennungssoftware ermöglicht eine exakte Umwandlung von PDFs oder Bilddaten. Für eine 100-prozentige Erkennung sind nur wenige manuelle Kontrollen notwendig. Die professionelle Validierungssoftware korrigiert schnell komplette Passagen oder Zeichen. Wiederkehrende Dokumente können zusätzlich trainiert und die Erkennung somit maximal gesteigert werden.

 
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DirectConfirmationControl Monitor

Der DirectConfirmationControl Monitor ist Ihr digitales Eingangsbuch für eingehende Auftragsbestätigungen. Sie sehen auf einen Blick alle relevanten Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg. Eventuelle Abweichungen zum Einkaufsbeleg sowie der Bearbeitungsstand werden über verschiedene Symbole dargestellt und geben einen schnellen Eindruck über die aktuellen To-dos. Auftragsbestätigungen können anhand ihrer zahlreichen Eigenschaften einfach gefiltert und schnell gefunden werden. Die Monitor-Ansicht lässt sich somit optimal auf die Bedürfnisse des Anwenders einstellen.

 
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DirectConfirmationControl Center

Das DirectConfirmationControl Center vergleicht die Auftragsbestätigung mit dem dazugehörigen Einkaufsbeleg. Es stellt Funktionen bereit, um Differenzen schnell zu erkennen und ebenso schnell zu bearbeiten. Mit einem Klick lassen sich korrigierte Daten für einzelne, ausgewählte oder alle finalen SAP-Bestellpositionen direkt übernehmen. Termine, Termineinteilungen, Mengen sowie Preise mit Zu- und Abschlägen werden bei Bedarf in die Einkaufsbelegposition übernommen. Das Originalbild sowie alle Anhänge der Auftragsbestätigung werden direkt mit den SAP-Einkaufsbelegen verknüpft und archiviert. Alle Änderungen protokolliert die Lösung automatisch.

 
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Smarte Assistenten

Direkt eingeblendete Assistenten helfen Ihnen, direkt zu ermitteln, was in der zu bearbeitenden Auftragsbestätigung noch zu tun ist. Mit einem Klick springt die Applikation genau zu der Abweichung und stellt diese dem Einkaufsbeleg gegenüber. Die Assistenten lassen sich auf die individuellen Bedürfnisse anpassen.

 
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Dunkelbestätigung

Anhand eines vordefinierten Regelwerks wird geprüft, ob eine Auftragsbestätigung direkt nach dem Eintreffen des Belegs vom System im Hintergrund bestätigt werden kann. Hier ein mögliches Beispiel für ein Regelwerk zur Dunkelbestätigung: Auftragsbestätigungen von definierten Kreditoren werden automatisiert bestätigt und archiviert. Auch diese Vorgänge werden transparent im Eingangsbuch dargestellt, erfordern aber keine weitere Benutzerinteraktion.

 
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Systemarchitektur

Die Leichtigkeit der AFI Systemarchitektur gibt Ihrer Individualität Raum zur Gestaltung. Modular aufgebaut ist sie auf Performance abgestimmt. Lösungen lassen sich flexibel um weitere Module ergänzen.

Module für DirectConfirmationControl

Flexibilität ist unsere Stärke. Ähnlich dem Baukastenprinzip passen Sie unsere Lösungen mit den Modulen an Ihre Wünsche und Unternehmensprozesse an – genauso wie Sie es brauchen.

Ihr Powerteam

Mit der Einführung von SAP Ariba als elektronische Lösung für Auftragsbestätigungen bleiben einige wichtige Punkte offen: Zum einen betrifft es den Umgang mit Auftragsbestätigungen, die bisher nicht über SAP Ariba eingehen. Denn auch diese müssen zentral in einem Tool verwaltet werden. Zum anderen ändert SAP Ariba im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg und übernimmt so eventuell vorhandene Abweichungen ohne Überprüfung durch einen Sachbearbeiter. DirectConfirmationControl schließt diese Effizienzlücke und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz über sämtliche eingehende Auftragsbestätigungen und informiert rechtzeitig über eventuelle Abweichungen.

Sichere Bearbeitung und Prüfung

Bei Auftragsbestätigungen, die über SAP IDoc eingehen, werden ebenfalls im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg geändert. Auch hier unterstützt DirectConfirmationControl effizient: Die Daten mit Abweichungen werden in das Eingangsbuch überführt, um diese dem korrekten Sachbearbeiter zur Prüfung und Bearbeitung vorzulegen.

Anwenderfreundlich in jeder Landessprache

AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Landessprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar.

Weitere Informationen

Broschüre

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Die Lösung in der Praxis

Die AVL List digitalisiert allein in Graz jährlich 60.000 Auftragsbestätigungen und profitiert von Schnelligkeit und Transparenz. Zudem setzt der Spezialist für die Entwicklung, Simulation und Prüftechnik von Antriebssystemen auf DirectConfirmationControl im Zusammenspiel mit SAP Ariba.

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Blog

Schauen Sie doch auf unserem Blog vorbei: Hier teilen unsere Experten mehr Wissenswertes rund um SAP-Themen und unsere Lösungen.
 


 

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Mit AFI Lösungen in bester Gesellschaft

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Anja Henkies
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