Ausgangsrechnung in SAP

Sie suchen eine Lösung für den elektronischen Rechnungsversand?

Eine elektronische Fakturierung in SAP ist denkbar einfach. Ihre Verwaltungsaufwände werden wesentlich reduziert. Das Einsparpotential der elektronischen Rechnung ist vielversprechend. Das Ergebnis einer Studie der Deutsche Bank Research ermittelte 80% Kostenreduzierung.

Bei der Recherche wurden Kostenfaktoren für Druck, Papier, Eintüten, Versand, Zahlungserinnerungen und Cash-Management sowie Archivierung analysiert und dem elektronischen Prozess gegenübergestellt. Das höchste Einsparpotential wurde in der Weiterverarbeitung (Druck, Papier und Versand) identifiziert.

Ein wertvoller Nebeneffekt ist die Steigerung der Prozesstransparenz. Sie wirkt sich auf die gesamte Unternehmensperformance aus, denn die Forderungslaufzeit wird verkürzt und der Rechnungsstellungsprozess effizienter.


Ausgangsrechnungen elektronisch aus SAP

Elektronische Ausgangsrechnung aus SAP

DirectBillingControl - Ausgangsrechnungen papierlos

DirectBillingControl ist die bessere Lösung, um Ausgangsrechnungen elektronisch zu versenden. Die ausgereifte Technik und die gesetzeskonforme Digitalisierung der Faktura durch DirectBillingControl bieten eine maximale Transparenz und Prozesssicherheit in SAP. Eine Einführung von e-Invoicing wird mit DirectBillingControl denkbar einfach.

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Elektronische Rechnungen: Gleiche Voraussetzungen wie bei Papierrechnungen

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 und der Änderung des § 14 des Umsatzsteuergesetzes [ Mehr zu UStG §14 ] hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung der klassischen Papierrechnung gleichgestellt.

Unternehmen müssen bei ausgehenden Rechnungen einige Prüfungen vornehmen und den jeweiligen Inhalt beachten, da in Deutschland für diese Rechnungen besondere Anforderungen gelten. In jeder ausgehenden elektronischen Rechnung sind folgende Inhalte erforderlich: 

  • Name und Anschrift des Kunden
  • Bezeichnung der Ware bzw. Leistung, die der Kunde erhalten hat
  • ggf. Bezeichnung des Auftrages
  • ggf. Stückzahl, Stückpreis und Gesamtpreis einzelner Posten
  • ggf. Kundennummer
  • ggf. Skontobedingungen
  • Rechnungsdatum
  • Rechnungsnummer (fortlaufend)
  • Rechnungsbetrag (= Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag)
  • Zahlungsfrist
  • Name und Adresse des Rechnungsstellers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers

 

Die Einhaltung der einzelnen Bestandteile in dieser Übersicht kann beim Erstellen einer Rechnung Verwaltungsaufwand im Rechnungswesen sparen, da die Rechnung ansonsten neu erstellt werden müsste.


Elektronische Rechnungen: Bedingungen für eine "ordentliche" Rechnung

Auch bei elektronischen Rechnungen muss ein Unternehmer im Besitz einer „ordentlichen“ Rechnung sein, um die Vorsteuer abziehen zu dürfen. Ein Vorsteuerabzug ist nur möglich, wenn alle folgenden Bedingungen erfüllt sind: 

  • Echtheit der Herkunft
  • Unversehrtheit des Rechnungsinhalts
  • Lesbarkeit der Rechnung

 

Hinweis zum Thema elektronische Signatur:

Vor dem 1.7.2011 war ein elektronischer Rechnungsversand nur mit einer qualifizierten elektronischen Signatur bzw. zusätzlich mit einer Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz möglich, da nur diese die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Rechnungsinhalts nachgewiesen hat. Seit dem 1.7.2011 ist eine elektronische Signatur beim elektronischen Rechnungsversand nicht mehr zwingend erforderlich, kann jedoch weiterhin verwendet werden.

 

Vorteile elektronischer Rechnungen:

  • Der Papierverbrauch sinkt
  • Das Kuvertieren und Frankieren von Papierrechnungen entfällt
  • Die zeitintensive Ablage der Papierrechnung in der Buchhaltung erübrigt sich
  • Die Archivierungsfläche verringert sich
  • Der Zeitverzug durch die postalische Zustellung entfällt
  • Notwendige Informationen werden zeitlich schneller übermittelt
  • Die elektronische Rechnung kann einfach online zur Freigabe intern verteilt werden
  • Keine spezifischen Infrastrukturvoraussetzungen nötig
  • Sämtliche steuerrechtlichen Vorschriften werden mit dem Einsatz der AFI Software erfüllt
  • Schneller Zugriff auf die elektronisch archivierten Rechnungen möglich
  • Die elektronische Rechnung wird zeitnah nach der Erzeugung im System zugestellt

Elektronischer Rechnungsversand: EDIFACT vs. ZUGFeRD

EDIFACT (EDI) ist ein branchenübergreifender internationaler Standard für das Format elektronischer Daten im Geschäftsverkehr. Es ist einer von mehreren internationalen EDI-Standards. [ Mehr zu EDI ]

Das ZUGFeRD Rechnungsformat ist das einheitliche elektronische Format und damit ein Standard für die deutsche Wirtschaft. [ Mehr zu ZUGFeRD ]

Im Gegensatz zu EDIFACT stellt ZUGFeRD keinerlei Anforderungen an die Übertragung der Rechnungen. Eine elektronische Rechnung kann so ausgetauscht werden, wie es für die beiden Vertragspartner sinnvoll ist. Außerdem muss keine Vereinbarung zum Rechnungsaustausch getroffen werden.


Elektronischer Rechnungsversand: Was ist das und wie funktioniert er?

Aufgrund der Änderungen im Steuervereinfachungsgesetz 2011 dürfen Rechnungen elektronisch versendet werden, ohne dass eine ausdrückliche Zustimmung des Rechnungsempfängers für dieses digitale Verfahren erforderlich ist.

Ein elektronischer Rechnungsversand kann auf verschiedenen Wegen online erfolgen: 

  • Als Email mit und ohne PDF- oder Textanhang
  • Über Computer-Fax
  • Über Fax-Server
  • Per Web-Download
  • Via De-Mail
  • Via E-Post

 

Zu beachten: Bei diesem Verfahren gelten Rechnungen von Standard- oder Computer-Fax an Standard-Faxgeräte nicht als elektronische, sondern als Papierrechnungen. Dies ist für die Form der Aufbewahrung relevant.


Elektronische Rechnungen: Speicherung und Aufbewahrung

Ausgehende Rechnungen müssen laut Bundesfinanzministerium den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) entsprechen. [ Mehr zu GoBD ]

Somit müssen elektronische Rechnungen - wie Papierrechnungen - ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Die Aufbewahrungsfrist für eine elektronische Rechnung bzw. alle Buchungsunterlagen beträgt 10 Jahre. Innerhalb dieser 10 Jahre müssen sämtliche Unterlagen jederzeit verfügbar sein und unverzüglich lesbar gemacht werden können. Auf Verlangen des Finanzamts muss der Steuerpflichtige die Unterlagen unverzüglich ausdrucken, ohne Hilfsmittel lesbar machen oder einen maschinell auswertbaren Datenträger mit sämtlichen Daten erstellen.

Die Vorschrift des Radierverbots gilt auch für elektronische Rechnungen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass die elektronische Rechnung weder bei der Übertragung noch bei der Archivierung verändert werden kann.

Prinzipiell dürfen beim Speichern einer elektronischen Rechnung keine Informationen verloren gehen. Wird die elektronische Rechnung als Anhang versandt, kann die E-Mail gelöscht werden. Enthält die E-Mail jedoch steuerrelevante Daten wie z.B. einen Hinweis auf Skontobedingungen o. Ä., muss der Rechnungsempfänger nicht nur den Anhang mit der elektronischen Rechnung, sondern auch die E-Mail mit allen Anhängen und Verknüpfungen abspeichern und entsprechend aufbewahren.


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