Leichtes Finden von Informationen in SAP-Akten

Die Problematik der strukturierten Darstellung von Informationen aus verschiedenen Quellen in SAP kennen wir als langjährige Archivierungs- und DMS-Spezialisten im SAP-Umfeld aus unserer Praxis.

SAP-Akten müssen nicht komplex sein. Sie können mit DirectFinder Kundenakte und DirectFinder Lieferantenakte von AFI leicht und ohne viel Aufwand universell Dokumente und Informationen zu Kunden oder Lieferanten recherchieren. Dies spart enorm viel Zeit und verbessert die Auskunftsfähigkeit in den jeweiligen Fachbereichen in hohem Maße.

Mit DirectFinder von AFI werden Anwender nicht nur bei der Recherche unterstützt, sondern auch aktiv beim Dokumentenmanagement in SAP. Ausgestattet mit einfachen und nützlichen Funktionen ist der DirectFinder spezialisiert auf einen Geschäftsprozess und vollkommen in der SAP-Oberfläche integriert. Digitale Dokumente können mit nur wenigen Klicks eingesehen und verwaltet werden. Über die SAP-ArchiveLink-Schnittstelle arbeitet DirectFinder mit beliebigen Archivsystemen zusammen.

Egal, ob Sie die letzten Rechnungen, Belege oder sonstige Dokumente zu Kreditoren bzw. Debitoren recherchieren möchten: Mit DirectFinder erhalten Sie einen kompakten Überblick und kommen mit diversen Suchfunktionen schneller ans Ziel.

Unter Berücksichtigung der Berechtigungssteuerung in SAP unterstützen DirectFinder Kundenakte und DirectFinder Lieferantenakte Ihre Sachbearbeiter optimal und können leicht auf die internen Bedürfnisse angepasst werden.


Highlights
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Kunden-Akte
Lieferanten-Akte
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Highlights von DirectFinder

  • Komfortable Dokumentensuche in SAP integriert 
  • Einfaches Verschieben, Löschen und Kopieren von Dokumenten
  • Direktes Anhängen und Archivieren von Dateien (PDF, MSG, JPG u.v.a.)
  • Detaillierte Ansicht der angefallenen Geschäftsprozesse auf einen Blick
  • Sichere und universelle Speicherung von Dokumenten über SAP-ArchiveLink-Schnittstelle
  • Automatische Sortierung und Kennzeichnung von Zusatzdokumenten
  • Exportfunktion von Akten (z.B. bei Auswärtsterminen)
  • Individuelle Aktensichten für jeden Anwender
  • Einfache Installation und geringer Wartungsaufwand
  • Modifikationsfreie Installation im eigenen Namensraum
  • Problemlos bei SAP-Releasewechsel
  • Attraktiver Preis


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Ihr Komfort: Alle Vorgänge übersichtlich in SAP-Akten

Das Verhältnis zu Akten ist meist zwiespältig. Im besten Fall führen sie existierende Informationen anhand ihrer Bestimmung übersichtlich und leicht recherchierbar zusammen. Oft stehen Akten aber auch für eine langwierige Informationsrecherche, Unübersichtlichkeit und ineffizienten Bürokratismus: „Ich suche „kurz“ den Vorgang und melde mich wieder bei Ihnen.“

Die Informationstechnologie nimmt sich dieser Problematik inzwischen ausführlich und mit vielseitigen Ansätzen an: Elektronische Archive sowie Dokumenten- und Wissensmanagementsysteme versuchen, diese Arbeitsabläufe zu unterstützen und effizient zu gestalten.

AFI verfolgt einen klaren und einfachen Ansatz: Suchen Sie Belege und Dokumente dort, wo die gewohnte Umgebung ist — nämlich in Ihrem SAP-ERP-System. Dazu bieten wir unsere SAP-Akte DirectFinder.

Integriert in der SAP-Oberfläche und per ArchiveLink unabhängig vom Archivsystem, vereinigt DirectFinder die Vorteile von diversen Aktenlösungen: Einfache Handhabung ohne Medienbruch, zielgenaue Unterstützung des Prozesses und leichte Einrichtung.

DirectFinder

DirectFinder für die SAP Kunden-/Lieferantenakte unterstützt Prozesse und Aufgaben Ihrer Mitarbeiter im Vertrieb, in der Kundenbetreuung und im Rechnungswesen auf optimale Weise. Natürlich sind die genauen Ausprägungen leicht auf die eigenen Bedürfnisse anzupassen und eine Steuerung der Berechtigungen ist möglich. So erhält jeder Mitarbeiter seine eigene Sicht auf alle Vorgänge und Dokumente.

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Kundenakte

Der DirectFinder in der Ausprägung Kundenakte fasst in einer übersichtlichen Darstellung alle Vorgänge zusammen. Von der Anfrage über das Angebot, den Auftrag, Lieferpläne und Auslieferungen bis hin zu den Fakturen eines Kunden stehen alle Informationen direkt zur Verfügung. Das erleichtert und beschleunigt die Auskunftsfähigkeit Ihres Vertriebs, der Kundenbetreuung und des Rechnungswesen.

Eine Suche nach diversen Merkmalen wie Kunde, Belegtyp sowie die Einschränkung des Zeitraums ist in der Übersichtsmaske ganz einfach möglich. Mit nur einem Klick stehen alle Ergebnisse übersichtlich zur Verfügung.

Speichern der Einstellungen für Suchfilter
Für jeden Benutzer können die Einstellungen der Suche als sogenannte „Suchfilter“ abgespeichert werden und sind somit für wiederkehrende Anfragen direkt aufrufbar, z.B. „Zeige mir die letzten Angebote an Kunde 1300“, „Zeige mir für Kunde 1200 alle Vorgänge der letzten 14 Tage an“ etc.

Informationssuche in den Folgebelegen
Ruft man die Details auf, werden alle weiteren Dokumente des Kunden innerhalb der Kundenmappe direkt einsehbar. Ein Klick auf den Einzelbeleg führt zu den Index-Informationen des SAP-Belegs, ein weiterer Klick öffnet das Originaldokument aus dem Archiv über das passende Anzeigeprogramm direkt in SAP. Das praktische „Blättern“ durch die Kundenmappe ermöglicht eine rasche Informationssuche in den Folgebelegen oder auch in anderen Vorgängen zum Kunde bzw. Debitor.

Kurzum: Mit DirectFinder einfach schneller Informationen aus SAP erhalten.

Weniger suchen — mehr finden!

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Lieferantenakte

Alle benötigten SAP-eigenen und externen Dokumente lassen sich in einer einzigen, übersichtlichen SAP-Oberfläche recherchieren und aufrufen. Über den gesamten Belegfluss in SAP hinweg - von der Anfrage, dem Angebot, der Bestellung, den Lieferscheinen und Rechnungen eines Lieferanten. Das erleichtert und beschleunigt die Auskunftsfähigkeit im Einkauf und Rechnungswesen.

In der Übersichtsmaske ist eine Recherche nach diversen Merkmalen ganz einfach möglich: Lieferant suchen, Belegtyp auswählen, Zeitraum eingrenzen. Mit nur einem Klick stehen alle Ergebnisse übersichtlich zur Verfügung.

Speichern der Einstellungen für Suchfilter
Für häufiger benutzte Suchen sind diese Suchfilter-Einstellungen für jeden Benutzer einzeln auch speicherbar und stehen so für wiederkehrende Auskünfte direkt zu Verfügung, z.B. „Die letzten Wareneingänge von Lieferant 1300“, „Alle Vorgänge der letzten 14 Tage zum Lieferanten 1200“, etc.

Nach einem Absprung in die Details stehen alle weiteren Dokumente des Lieferanten innerhalb der Lieferantenmappe zu Verfügung. Ein Klick auf den Einzelbeleg führt zu den Index-Informationen des SAP-Belegs, ein weiterer Klick öffnet das Originaldokument wie es im elektronischen Archiv abgelegt wurde mit dem jeweils passenden Anzeigeprogramm direkt in SAP.

Informationssuche in den Folgebelegen
Das unkomplizierte „Blättern“ durch die Lieferantenmappe ermöglicht eine schnelle Informationssuche in den Folgebelegen oder auch anderen Vorgängen und begleitenden Dokumenten zum Kreditor.

Kurzum: Einfach schneller in SAP beauskunften mit DirectFinder von AFI.

Weniger suchen — mehr finden!

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Download

Weitere Informationen zu DirectFinder haben wir für Sie im PDF-Format zum Download bereitgestellt.

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Webinar

Webinar

Sie möchten mehr über DirectFinder erfahren und in einem kompakten Online-Seminar Einblicke in die Funktionsweise der Software bekommen?

Dann vereinbaren Sie noch heute Ihren ganz persönlichen Webinar-Termin! Unsere Spezialisten beantworten gerne die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei gezielt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ein.

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