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Eingangsrechnungen in S/4HANA smart automatisieren

Mit Solution4Invoice erhalten Sie ein Multifunktionswerkzeug, um Ihre Eingangsrechnungen in S/4HANA elektronisch, automatisiert und kosteneffizient zu verarbeiten. Ob Papier, E-Mail-Anhang, EDI-Daten, XRechnung oder FatturaPA: Die Lösung erfasst alle Eingansgrechnungsdaten digital und verarbeitet diese papierlos.

Der Rechnungs-Workflow steuert die Belege sicher und übersichtlich durch die SAP-Rechnungsprüfung. Dank eines zentralen Rechnungseingangsbuchs erhalten Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die volle Transparenz. Je nach Rechnungskriterien ist ein hoher Grad an Dunkelverbuchung möglich. Die nahtlose Integration der Softwarelösung in S/4HANA ermöglicht den sicheren Datenaustausch in Echtzeit.

Dank modularer Architektur lässt sich Solution4Invoice flexibel an Unternehmensstrukturen und -prozesse anpassen. Die SAP-Lösung funktioniert einwandfrei mit weiteren Systemen wie zum Beispiel vorhandenen Scanlösungen, OCR-Engines, EDI-Konvertern, Archiv- und E-Mail-Software.


Highlights
System
Workflow
e-Invoice
VAT-RuleSet
DebitNote
Statistic
Web/Mobile
Communicate
Language
Download
Websession
Highlights eines automatisierten Rechnungseingangs

Highlights der SAP-Rechnungsprüfung mit Solution4Invoice

  • Zeitgewinn durch Reduzierung manueller Erfassungsaufwände in der Finanzbuchhaltung
  • Validierung: Erkannte Rechnungsdaten werden auf Vollständigkeit, Richtigkeit und gegen SAP-Daten geprüft (Stammdaten, Wareneingang, Einkaufsbestellungen, Rechnungsdubletten)
  • Lückenhafte Belege werden mit Daten aus den SAP-Standardtransaktionen vorbelegt
  • Automatische Einteilung zu Bestellpositionen, Kostenstellen oder Sachkonten
  • Komfortable Zuordnung per Drag-and-Drop, einfache Feldergänzung per DirectEntry-OCR
  • Direkter Absprung in diverse SAP-Folgetransaktionen
  • Digitalisierte Rechnungsoriginale sind per Klick jederzeit aufrufbar
  • Unterstützung bei komplexen Bearbeitungsvorgängen durch integrierte Hilfe wie Positionssplits und -zusammenfassungen, Rabattrechner, automatische Berechnungen u.v.m.
  • Transparente Benutzerführung mit Assistentenfunktion (z.B. Prüfung nach UStG§13b & §14)
  • Rechnungsfreigabe, auch auf Einzelpositionen über SAP GUI oder geräteunabhängige Approval Anwendung
  • Automatische Rechnungsbuchungen über grafisches Regelwerk in der SAP-Rechnungsprüfung einstellbar
  • Einfacher Anhang vorgangsbegleitender Dokumente und Dateien in der SAP-Rechnungsprüfung
  • Grafischer Workflowdesigner in SAP
  • Workflowprotokoll als PDF-Anhang am gebuchten SAP-Beleg
  • Umfangreiche Auswertungen und langfristige Prozessstatistiken
     
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SAP-Rechnungsprüfung: flexibel dank modularer Systemarchitektur

Die excellente Systemarchitektur der SAP-Rechnungsprüfung ist modular aufgebaut und auf Performance abgestimmt: Sie gehört eindeutig zu den wichtigsten Qualitätsmerkmalen der AFI Solutions.

Dank der programmierten Flexibilität der SAP-Rechnungsprüfung lassen sich Lösungen problemlos individuell anpassen – und bei Bedarf nachträglich ergänzen oder erweitern.

Systemarchitektur Solution4Invoice Eingangskanäle für Eingangsrechnungen

Abb. 1: Systemarchitektur von Solution4Invoice

Abb. 2: Eingangskanäle für Eingangsrechnungen

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SAP-Rechnungsprüfung sicher steuern

Der Solution4Invoice Workflow lässt sich dank grafischen Regelwerks einfach in SAP gestalten. Der SAP-Rechnungsfreigabeprozess wird dadurch sicher durch die jeweiligen Fachabteilungen gesteuert. Der Status der Rechnungsprüfung ist jederzeit ersichtlich. Erfüllen Rechnungen vorgegebene Kriterien steht der automatischen Dunkelbuchung ebenfalls nichts mehr im Weg.

Freigabeprozess der Rechnungen in der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung

Abb.: Freigabeprozess Rechnungen

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Modul-Erweiterungen: e-Invoice Mailbox | Filesystem | EDI | ZUGFeRD | XRechnung | FatturaPA

Elektronische Eingangsrechnungen einfach importieren, verarbeiten und archivieren mit den Erweiterungsmodulen der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung: e-Invoice Mailbox, e-Invoice Filesystem, e-Invoice EDI, e-Invoice ZUGFeRD, e-Invoice XRechnung und e-Invoice Fattura PA.

Jegliche manuellen Tätigkeiten wie zum Beispiel das Öffnen, Sichten, Entklammern und Stapeln von Eingangsrechnungen lassen sich mit der S/4HANA Rechnungsprüfung sparen. Die elektronische Archivierung rationalisiert zudem die Aufwände der Rechnungsablage.

Die Daten werden je nach Rechnungsformat (EDI/ZUGFeRD/XRechnung/FatturaPA) direkt verarbeitet oder vorab mittels Erkennungssoftware (OCR) ausgelesen. Unmittelbar danach sehen Mitarbeiter alle Rechnungen im Solution4Invoice Monitor, dem elektronischen Rechnungseingangsbuch der S/4HANA Rechnungsprüfung. Im Solution4Invoice Center stehen die Daten dann zur weiteren Verarbeitung bereit.

Mehr Informationen zu den Erweiterungsmodulen der S/4HANA Rechnungsprüfung e-Invoice:
e-Invoice: Chancen und Risiken

 

Modulausprägungen der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice  Eingangskanäle in der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice

Abb. 1: Modulausprägungen
Abb. 2: Eingangskanäle

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Sicher und komfortabel mit dem VAT-RuleSet

Bewältigung aktueller Herausforderungen und Änderungen mit der SAP Rechnungsprüfung DirectInvoiceControlDie zunehmende Globalisierung der Märkte führt zu einer immer komplexeren Abwicklung der Steuervorgänge in Unternehmen.

Regelmäßig ändern sich darüber hinaus Vorschriften und Rechtsprechungen in Bezug auf die Umsatzsteuerregularien durch die Finanzbehörden. Buchhalter müssen stets auf dem Laufenden bleiben, wenn es darum geht Vorsteuerverluste zu vermeiden, die richtige Umsatzsteuer abzuführen und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen.

Rund 4 Milliarden Euro an Nachzahlungen pro Jahr holte sich der Fiskus durch vermehrte Umsatzsteuer-Sonderprüfungen und elektronische Prüfungen in den letzen Jahren.

Mit dem VAT-RuleSet der S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice haben Sie diese komplexen Herausforderungen im Griff – besonders im Hinblick auf internationale Transaktionen.

Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern erkennt und vergleicht die SAP S/4HANA Rechnungsprüfung von Solution4Invoice anhand bestimmter Merkmale, die entsprechenden Steuerkennzeichen werden daraufhin umgehend vorgeschlagen.

Spezielle Assistentenmeldungen unterstützen den Sachbearbeiter von Beginn an. Bei Änderung der Vorschriften oder Rechtsprechungen informiert die AFI Solutions umgehend per Newsletter über jegliche Neuerungen. Sie erhalten zeitnah, falls nötig, ein entsprechendes Update zur Verfügung sowie Empfehlungen für die Umsetzung in Solution4Invoice.

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Debitorische Belege schnell und transparent verarbeiten

Die Bearbeitung gekürzter Fakturen führt in vielen Organisationen zu sehr hohen, manuellen Arbeitsaufwänden.

Eingehende Belastungsanzeigen (per E-Mail, Fax oder in Papierform) müssen vor der erlösmindernden Verbuchung auf Korrektheit geprüft und entsprechend freigegeben werden. Mehrere Abteilungen sind an diesem Prozess beteiligt. So ist es oft unvermeidbar, dass Belege per Hauspost zwecks Prüfung und Dokumentation hin und her geschickt werden. Von den Sicherheitskopien, die dabei erstellt werden, ganz zu schweigen. Darüber hinaus finden sich oft Papiernotizen von Kundengesprächen als Anlage zur Belastungsanzeige. Letztlich wird der Beleg manuell gebucht und das Original abgeheftet.

Das Modul DebitNote schafft Transparenz im gesamten Prozesse: Bearbeitungszeiten werden verkürzt, mögliche Fehlerquellen reduziert und eine lückenlose Dokumentation sichergestellt.

Entsprechend der Kreditorrechnungsverarbeitung werden die zu verbuchenden Kürzungen eingescannt, früh archiviert und mittels OCR-Belegdaten (wie Buchungskreis, Debitor, Beträge und Steuersätze) automatisch ausgelesen.

Das Modul lässt sich jederzeit mit weiteren Modulen der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice wie z.B. e-Invoice kombinieren. Der erzeugte Beleg inklusive Original erscheint mit Debitornummer im Solution4Invoice Monitor und kann von dort mittels Standardfunktionen (Notizen, Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet werden.

Die Verbuchung der Belastungsanzeige erfolgt nun debitorisch. Dieser Ablauf kann auch nach erfolgreicher Freigabe (z.B. durch Key-Account-Manager oder dem Kundenservice) automatisiert werden.

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Bessere Entscheidungen dank umfangreicher Statistik

Maximale Übersicht und Transparenz erhalten Sie durch die Statistik der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice. Gezielte Auswertungen, Kennzahlen (KPIs) und Perfomance-Analysen rücken Trends frühzeitig in den Fokus.

Ein Export nach Excel ermöglich die graphische Aufbereitung aller Auswertungen und Ergebnisse. Das Modul verfügt bereits im Standard über umfangreiche Statistik-Templates.

Erstellen Sie Auswertungen nach Periode, Buchungskreis und Kreditor oder analysieren sie die Bearbeitungszeiten vom Scannen bis zur Freigabe. Vieles ist möglich.  Auch kundenindividuelle Anpassungen und Ergänzungen für Auswertungen sind einfach realisierbar.

Statistik über die Rechnungs-Durchlaufzeiten aus der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung     Statistik über die Anzahl der Rechnungen aus der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung     Statistik über die Durchlaufzeiten im BuKr 1000 aus der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung

Abb. 1-3: Statistiken aus Solution4Invoice

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Mobiles Arbeiten mit UI5 Technologie | Modul Approval

Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen mit der SAP S/4HANA Rechnungsprüfung jederzeit völlig ortsunabhängig.  Das Modul Approval macht mobiles Arbeiten plattformunabhängig möglich, dahinter steckt die bewährte UI5 Technologie.

Aufgaben lassen sich mit der mobilen S/4HANA Rechnungsprüfung einfach von unterwegs erledigen, sei es Rechnung kontieren, genehmigen oder ablehnen, weiterleiten sowie Original anzeigen, Notizen erstellen, Anhänge anfügen oder Assistent nutzen. Approval erlaubt die volle Teilnahme am Freigabeprozess. Deutliche Prozessbeschleunigung für alle Beteiligten und Effizienzsteigerung sind die Folge.

UI5 Anwendung für DirectInvoiceControl     Mobile Anwendung der SAP Rechnungsprüfung Solution4Invoice

Abb.: Mobile Anwendung von Solution4Invoice

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Communicator

Mit dem Modul Communicator werden klärende Kommunikationsprozesse mit Lieferanten beschleunigt. Mit einem Klick wird ein Anschreiben an Ihren Lieferanten auf Basis der Rechnungsdaten und der in SAP hinterlegten Kreditorenstammdaten generiert. Dieses wird nun direkt aus SAP S/4HANA heraus per E-Mail (inklusive ausgewählter Anhänge) versendet.

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Multilingual: Unsere Sprachpakete

Selbstverständlich sind die AFI Solutions Softwarelösungen für SAP S/4HANA international und stehen in vielen Landessprachen zur Verfügung.

Im Standard erhalten Sie die Lösung in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen können optional dazu gekauft werden.

Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar. Bei jedem Software-Release sind auch die Sprachversionen automatisch mit einbezogen: Neue Funktionen und Features stehen Standorten und Kollegen im Ausland dadurch verständlich zur Verfügung.

Welche Landessprachen bereits realisiert sind, erfahren Sie direkt von unseren Kollegen aus dem Vertriebsteam. Fragen Sie hier an:

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Produktborschüre zum Download

Mehr Informationen zur SAP S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice finden Sie übersichtlich in der Solution4Invoice Produktbroschüre als PDF. Am besten gleich herunterladen:

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Webinar

Kostenlos und unkompliziert: Webinar zur SAP S/4HANA Rechnungsprüfung

Erfahren Sie in unserem kompakten Online-Seminar mehr über die S/4HANA Rechnungsprüfung Solution4Invoice. Sie erhalten Einblicke in die Software und ihre Funktionen. Das Beste: Unsere Spezialisten beantworten die Fragen Ihrer Fachabteilungen direkt und gehen dabei auf die Anforderungen Ihrer Organisation ein.

Vereinbaren Sie noch heute Ihren persönlichen Webinar-Termin!

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