Beschaffungsprozesse papierlos in SAP

Optimierung von Bedarfsanforderungs- Prozessen (BANF & Best.) mit SAP®

Die Software DirectPurchaseControl ist ein vollständig SAP®-integriertes Selfservice-Anforderungsportal inklusive Lieferantenkatalogportal zur Optimierung ihrer BANF & Bestellprozesse. Um eine reibungslose SAP BANF oder SAP-Bestellung zu erfassen.

Der Einkauf kann gemeinsam mit SAP®- und Non-SAP®-Anwendern in den Fachabteilungen die Bedarfsanforderungen von C-Artikeln, Dienstleistungen oder Investitionsmaterial effizienter und transparenter abwickeln. Anfragen und Bedarfe von Mitarbeitern sind somit bereits konkretisiert und können nach erfolgreicher Genehmigung als SAP BANF oder Bestellung automatisiert angelegt werden.

Elektronische Workflows beschleunigen Genehmigungsprozesse und lösen Papier- und Mail- gebundene Formularprozesse ab. Ein Monitor im Webportal und in SAP® liefert maximale Transparenz über den aktuellen Stand aller Bedarfsanforderungen und der zugehörigen BANFen und Bestellungen.

Auch die üblichen Maverick Buying Effekte (Beschaffung am Einkauf vorbei) werden durch DirectPurchaseControl deutlich reduziert.


Highlights
Screen
System
WebPortal
Lieferantenkatalog
Workflow
Mobile
Language
Download
Success
Websession

Highlights von DirectPurchaseControl

  • Automatisierung der BANF- und Bestellprozesse
  • Papierlose Erstellung und transparente Verfolgung der Genehmigung
    von Bedarfsanforderungen sowie deren SAP® BANFen und Bestellungen
  • Aktueller Status jeder Bedarfsanforderung für Anforderer, Genehmiger
    und Einkauf inklusive der Folgebelege SAP® BANF und Bestellung
  • Einheitliche Datenbasis für SAP®- und Webportal-Anwender sorgt
    für eine klare Bearbeitung der Anforderungen
  • Schnellere Genehmigungsverfahren - Vertreterregelungen erhöhen
    die Genehmigungsfähigkeit und verkürzen die Durchlaufzeit
  • Single Sign-on-fähiges und per CSS anpassbares Webportal
  • Vorbereitet für externe Anbindungen wie eShops, Kataloge oder andere Datenquellen
  • Vermeidung von Maverick-Buying ("Wilder Einkauf")
  • Eine überschneidende Bearbeitung der Vorgänge wird vermieden
  • Synergien mit der Rechnungsbearbeitung DirectInvoiceControl:
    Einheitliche Workflows, Zuständigkeiten und Automatismen


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Wenn IT-gestützte Prozesse auf Papier treffen, ...

...dann leidet die Produktivität und Durchgängigkeit aufgrund des zugrundeliegenden Medienbruchs.

Wenn es darum geht Unternehmens- oder Dokumentenprozesse für die SAP®-Welt zu übersetzen, ist die AFI die Nummer eins am Markt. Aufgrund unserer Erfahrungen aus nationalen und internationalen Projekten sind wir überzeugt, dass es für jede Unternehmensgröße in SAP® eine rentable Lösung gibt.

Mit der Software DirectPurchaseControl (BANF & Best.) bieten wir eine bewährt schlanke und effektive Lösung für den Einkauf zur Beschaffung von C-Artikeln, Dienstleistungen oder Investitionsmaterial.

Die Performance im Einkauf wird durch den Einsatz der Bedarfsanforderungs-Lösung (BANF & Best.) wesentlich gesteigert. Anforderungen per Papier, Antragszettel, E-Mail oder Office Vorlagen gehören der Vergangenheit an.

Mit DirectPurchaseControl werden Medienbrüche von Anfang an vermieden. Sie erhalten die absolute Kontrolle und Transparenz über die Beschaffungskanäle als auch über den Status der Bedarfsanforderung. Der Aufwand einer Bestellung wird wesentlich reduziert und ist dadurch schneller bearbeitet.

Monitor des Programms DirectPurchaseControl (BANF & Best.)     Positionierung des Programms DirectPurchaseControl (BANF & Best.)

Abb. 1: DirectPurchaseControl Monitor
Abb. 2: DirectPurchaseControl Positionierung

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Modulare Systemarchitektur

Eines der wichtigsten Qualitätsmerkmale der AFI-Lösungen ist die perfektionierte Systemarchitektur.
Sie ist modular aufgebaut und auf Performance abgestimmt.

Der Vorteil liegt eindeutig in der Flexibilität. Lösungen können problemlos individuell auf Ihre Anforderung angepasst und nachträglich ergänzt oder erweitert werden.

Systemarchitektur der Software DirectPurchaseControl (BANF & Best.)

Abb.: DirectPurchaseControl Systemarchitektur

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Webportal

Über das Webportal werden alle Mitarbeiter frühzeitig in den elektronischen Prozess eingebunden. Somit können auch Anforderer ohne Zugang zur SAP®-GUI papierlos SAP BANFen oder SAP - Bestellungen erstellen und deren weiteren Status im Genehmigungsprozess jederzeit nachvollziehen.

Sämtliche Informationen für die am Prozess Beteiligten (Anforderer, Genehmiger, Besteller) sind jederzeit transparent und übersichtlich dargestellt.

Das Webportal kann problemlos dem Firmen-Design angepasst werden.

In Punkto Sicherheit können Zugriffsberechtigungen je nach Zielgruppe definiert werden.
Die Anmeldung am Webportal erfolgt über Single Sign-on Mechanismen.

Webportal des Programms DirectPurchaseControl (BANF & Best.)

Abb.: DirectPurchaseControl Webportal

 

 

 

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Lieferantenkataloge

Durch eine universelle Schnittstelle für Katalogintegration (OCI) können beliebig viele Lieferantenkataloge angebunden werden. Ein Artikelzugriff kann rollenbasiert erfolgen.

Somit sind die Anfragen und Bedarfe der Kollegen und Mitarbeiter bereits konkretisiert und werden automatisiert erfasst. Der Anteil von Bestellungen mit Bestellbezug wird deutlich erhöht und bringt Synergieeffekte im nachfolgenden Rechnungseingang.

Eingebundener Lieferantenkatalog im Programm DirectPurchaseControl (BANF & Best.)

Abb.: Eingebundener Lieferantenkatalog in DirectPurchaseControl

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Regelwerk / Workflow

Durch ein rollenbasiertes Regelwerk steuert DirectPurchaseControl die unterschiedlichen Bearbeitungsschritte im BANF- oder Bestell-Prozess.

 

Elektronische Workflows beschleunigen die Genehmigungsprozesse und verkürzen die Durchlaufzeit. Alle relevanten Änderungen und Genehmigungen werden lückenlos dokumentiert und als Workflow-Protokoll archiviert.

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Mobiles Büro mit UI5 Technologie

Egal ob mit Smartphone, Tablet, Laptop oder PC ist die Bearbeitung der Bedarfsanforderung (BANF) jederzeit und von überall möglich. Das Modul Mobile von DirectPurchaseControl ist durch den Einsatz der bewährten UI5 Technologie Plattform unabhängig und äußerst performant.

 

Ein mobiler Zugang erlaubt die sichere und einfache Teilnahme am BANF- und Bestell-Prozess (Bedarf anlegen, konkretisieren und genehmigen). Aufgaben können somit kurzerhand auch von unterwegs bewältigt werden. Dies hat eine deutliche Prozessbeschleunigung für alle Beteiligten und eine effizientere Nutzung zur Folge.

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Sprachpakete

Sie sind international tätig oder stehen vor der Herausforderung die Lösung in SAP® international auszurollen?

AFI Software-Lösungen (Link zu: www.afi-solutions.com) werden im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch ausgeliefert. Es stehen viele weitere Landessprachen zur Verfügung und können optional erworben werden.

 

Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Somit ist gewährleistet, dass auch neue Funktionen und Features für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar sind.

Alle verfügbaren Landessprachen zur Softwarelösung erfahren Sie von unseren Vertriebsmitarbeitern. Fragen Sie hier an:

 

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Download

Weitere Informationen zu DirectPurchaseControl haben wir für Sie als Download im PDF-Format zusammengestellt.

Produktbroschüre herunterladen

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Success Stories

AFI-Lösungen sind bei vielen Institutionen und namhaften Firmen im Einsatz. In unseren Success Stories stellen wir Ihnen ausgewählte Projekte vor, die erfolgreich gestartet sind und sich bewährt haben.

Sie erhalten Einblick in die Art, wie Projekte abgewickelt wurden und welches die Gründe für die Entscheidung für unsere Software DirectPurchaseControl (BANF & Best.) waren.

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Webinar

Webinar

Sie möchten mehr über DirectPurchaseControl erfahren und in einem kompakten Online-Seminar Einblicke in die Funktionsweise der Software bekommen?

Dann vereinbaren Sie noch heute Ihren ganz persönlichen Webinar-Termin! Unsere Spezialisten beantworten gerne die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei gezielt auf die Anforderungen Ihres Unternehmens ein.

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