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Digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung mit AFI Xpense

Okt. 2019
Digitale Reisekosten- und Spesenabrechnung mit AFI Xpense

Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Auftragsbestätigungen oder Bestellanforderungen – längst funktioniert der moderne Arbeitsalltag digital. Oder etwa doch nicht? In zahlreichen Unternehmen ist beispielsweise die Bearbeitung von Reisekosten und Spesen ein aufwendiger Prozess:

Dabei werden noch immer unzählige Belege in Papierform – U-Bahn-Tickets, Hotelrechnungen, Taxi- oder Restaurantbelege – zwischen Mitarbeitern und der Buchhaltung ausgetauscht. Die Papierschlacht beginnt. Und nicht nur das: Manuelles Erfassen und Bearbeiten von Papierbelegen ist zudem noch zeitraubend und enorm fehleranfällig.

Um das Belegchaos in den Griff zu bekommen und daraus resultierende Durchlaufzeiten zu verkürzen, bedarf es eines effizienten Reisekostenmanagements. Mit AFI Xpense werden alle Ausgaben im Rahmen einer Geschäftsreise, einschließlich der dazugehörigen Spesen- und Reisekostenbelege, schnell erfasst, digitalisiert und effizient in den Buchungsprozess gebracht.

Papierlos dank digitaler Reisekostenprozesse

Das neue Xpense-Modul eignet sich insbesondere für Kunden, die schon ihre bestehenden Lieferantenrechnungen digital in der SAP-Welt mit Lösungen der AFI Solutions GmbH abwickeln, etwa mithilfe von Solution4Invoice oder DirectInvoiceControl. Das Archiv, die Aufbewahrungsfrist, die Workflows sowie die Freigabeprozesse sind bereits in SAP hinterlegt. Letztendlich ist ein Reisebeleg ja auch nichts anderes als eine Lieferantenrechnung. In diesem Fall schuldet die Firma nicht einem Lieferanten das Geld, sondern seinem Mitarbeiter.

Vorteile:

  • Papierloses Einreichen von Reisebelegen rund um die Uhr, auf der ganzen Welt und mit jedem mobilen Endgerät
  • Wegfall aller Kopien sowie Ausdrucke
  • Reduzieren von Porto- und Druckkosten
  • Weniger Arbeitsaufwand für Buchhaltung, Personalverwaltung und IT
  • Sicheres Archivieren aller digitalisierten Original-Buchungsbelege in SAP
  • Sofortige Transparenz über alle eingereichten Belege
  • Prüfen der Belege durch Finanzbuchhaltung in SAP(gesperrter Beleg -> Freigabe -> Auszahlung)
  • Hinterlegen der Spesensätze pro Land inklusive Sonderausgaben in zentraler SAP-Tabelle
  • Umgehender Prüfungs- und Genehmigungsprozess
  • Freigabe aus dem zentralen Eingangsrechnungsbuch in SAP
  • Einfache Handhabung -> Digitaler Workflow in Anlehnung an bereits bestehende Lösungen (Solution4Invoice/DirectInvoiceControl)

 

Neufassung der GoBD unterstützt digitales Reisekostenmanagement

Im Juli 2019 veröffentlichte das Bundesministerium der Finanzen eine Neufassung der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Diese treibt innovative Prozesse und das mobile Scannen zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung voran. Genauer gesagt wurde damit das Fotografieren von Belegen mithilfe von mobilen Endgeräten dem stationären Scanvorgang gleichgestellt. Dies ist eine Erleichterung für Unternehmen, da künftig die Mitarbeiter noch während der Dienstreise ihre angefallenen Belege einfacher erfassen, umgehend an die Buchhaltung übermitteln und somit ihre komplette Reisekostenabrechnung mobil abschließen können.

Customer Influence Program: Reisekostenabrechnung made by you

Für Bestandskunden, die bereits Solution4Invoice oder DirectInvoiceControl im Einsatz haben, bietet die AFI Solutions ein spezielles Customer Influence Program für das Xpense-Modul einschließlich attraktiver Konditionen an: Die ersten fünf Kunden haben die Möglichkeit, sich aktiv an der Entwicklung der Xpense-App zu beteiligen. Im Rahmen des exklusiven Programms steht die Entwicklungsabteilung der AFI in direktem Kontakt mit dem Kunden. Dieser spielt im agilen Projektmanagement eine zentrale Rolle. Nicht nur seine Sicht als Anwender fließt als steuerndes Element in das Projekt mit ein, sondern auch seine Anwendungsfälle werden initial abgestimmt und abgebildet. Die Produktentwicklung erfolgt nach Maßgabe der spezifischen Kundenanforderungen.

Auch finanziell gesehen lohnt sich die Teilnahme am Customer Influence Program. Die AFI Solutions bietet die Reisekosten-Digitalisierung der Xpense-App in Solution4Invoice oder DirectInvoiceControl kostenfrei für ein Jahr zur Nutzung an – für beliebig viele Reisen und Nutzer – und weitere drei Jahre zu einem zugesicherten, festen und attraktiven Pricing-Modell.

Teilnehmern des Programms bietet sich damit die einmalige Gelegenheit, ihre bereits bestehenden Rechnungslösungen für ihre Lieferanten weiter ausbauen und mitentwickeln zu können. Die genauen Konditionen lassen sich dann in einem persönlichen Gespräch klären. Let’s get digital!

 

Wir freuen uns sehr, wenn Sie sich ein bis zwei Minuten Zeit nehmen, um uns ein paar Informationen hinsichtlich Ihrer Reisekosten- und Spesenabrechnung zu geben.

Hier geht’s zur Umfrage!

Vielen Dank für Ihre Teilnahme!


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