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Warum sich die digitale Gehaltsabrechnung mit DirectFinanceDocs Payroll lohnt

Aug. 2018
Digitale Gehaltsabrechnung


Stellen Sie sich vor, Sie drucken alle Ihre Online-Aktivitäten wie E-Mails, Social-Media-Posts, Kontoauszüge oder Kommentare einmal im Monat aus und schicken Sie Ihrer Großmutter per Post, damit sie weiß, womit Sie sich täglich beschäftigen.

Klingt teuer, aufwendig und absurd, oder? Warum sollte heutzutage jemand digitale Daten ausdrucken und diese dann auch noch per Post verschicken?

Doch nichts anderes geschieht bei über 70 Prozent der Organisationen, die nach wie vor Lohn- und Gehaltsabrechnungen postalisch an ihre Mitarbeiter versenden. Dabei werden Entgeltdaten in der Regel elektronisch erstellt und verwaltet. Es liegt nahe, diese auch digital an den Empfänger zu schicken, um den aufwendigen und sehr kostspieligen Medienbruch zu vermeiden.

 

Ein kleiner Schritt für die Digitalisierung, ein großer Schritt für Ihre Wirtschaftlichkeit

Unternehmen müssen nicht erst zum Mond fliegen, um Gehaltsabrechnungen digital zuzustellen. In Relation zu den enormen Kosteneinsparungen, die sich damit erreichen lassen, ist es ein kleiner Schritt, der ohne viel Aufwand umzusetzen ist.

Das sichere und schnelle Shuttle zu 75 Prozent Einsparpotential heißt: DirectFinanceDocs Payroll. Die neue, SAP-integrierte AFI Anwendung erfüllt alle rechtlichen und prozesstechnischen Voraussetzungen, um Entgeltnachweise sicher und papierlos per E-Mail zuzustellen.

Die Lösung lässt sich schnell in Ihr bestehendes System integrieren. Aufgrund der unkomplizierten Anwendung entsteht kein zusätzlicher Administrations- oder Schulungsaufwand.

 

Vorneweg: Vertraulich bleibt vertraulich

DirectFinanceDocs Payroll erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen für den elektronischen Versand. Um sicherzugehen, dass niemand unbefugt die Lohnabrechnung liest, kopiert, verändert oder löscht, geht die AFI Lösung auf Nummer sicher: Der Payroll Cryptoservice verschlüsselt und signiert den Entgeltnachweis und verpackt ihn in einen HTML-Container, der als E-Mail-Anhang verschickt wird. Nur der Mitarbeiter kann das Dokument mit einem persönlichen Passwort öffnen.

Neben der verschlüsselten Datenübertragung ist es natürlich wesentlich, dass der Mitarbeiter vorab dem elektronischen Verfahren zustimmt und der Übermittlungsprozess nachvollziehbar ist. Revisions- und Prozesssicherheit stellt DirectFinanceDocs Payroll durch lückenlose Dokumentation sicher, das Serviceportal erlaubt eine einfache Zustimmung und Nutzung des digitalen Verfahrens. Mitarbeiter benötigen keinerlei technische Vorkenntnisse.

 

Win-win für Arbeitgeber und Arbeitnehmer

Welche Vorteile der Arbeitgeber oder auch Dienstleister hat, wenn er sich den Druck und Versand der Lohnunterlagen schenkt, liegt auf der Hand: Erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Selbst, wenn nur 50 Prozent der Arbeitnehmer mitmachen, zahlt sich die Digitalisierung aus und der Mitmachfaktor steigt mit der Zeit allein durch Mund-zu-Mund-Propaganda.

Denn auch die Mitarbeiter profitieren von der zeitgemäßen Lösung. Zum einen ist die Zustellung der Gehaltsabrechnung unkompliziert, zum anderen lassen sich auch im privaten Umfeld digitale Daten schneller finden. Das mühsame und regalausfüllende Verstauen in Ordnern ist passé und für die elektronische Steuererklärung muss nicht wieder alles digitalisiert werden.

 

Fazit: Worauf warten Sie noch?

Der Versand von Entgeltnachweisen ist ein klarer Prozess, der sich gerade deshalb umso einfacher automatisieren lässt. Denn der Ablauf an sich ist bereits digital. Allein der Druckvorgang löst eine Kostenlawine durch Papierverbrauch, Kuverts, Porto und den nicht zu unterschätzenden manuellen Aufwand aus. Das alles lässt sich mit DirectFinanceDocs Payroll einfach vermeiden. Die elektronische Zustellung von Gehaltsabrechnungen ist einerseits der perfekte Einstieg in die Digitale Transformation. Andererseits ist sie ein sehr wirtschaftliches und abschließendes Tüpfelchen auf dem Digitalisierungs >> i <<, wenn ein Unternehmen bereits einen hohen Automatisierungsgrad erreicht hat.

 

Vorteile DirectFinanceDocs Payroll

  • Rechtskonformer elektronischer Versand von Gehaltsabrechnungen
  • Schnell umgesetzt ohne aufwändiges IT-Projekt
  • Keine zusätzliche Hardware nötig
  • Transparente Übersicht und Kontrolle der Zustellung
  • Aufwertung der vorhandenen Abrechnungssoftware
  • Arbeitnehmer benötigen keine spezielle Soft- oder Hardware
  • Kinderleichte Anwendung
  • Schneller ROI

 

Video anschauen und weitere Informationen zu DirectFinanceDocs Payroll

 

 


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