AFI Lösungen inhouse: Unsere SAP-Add-Ons im Alltag
Wir von AFI Solutions als Teil der SER Group sind führender Lösungsanbieter zur Digitalisierung und Optimierung von Dokumentenprozessen rund um SAP ERP und SAP S/4HANA. Als etabliertes Unternehmen für SAP-Add-Ons wissen wir genau, worauf es ankommt – und setzen unsere Lösungen natürlich auch inhouse ein. Das Nutzen unserer eigenen Software gibt uns einen echten Praxisvorteil und hilft zeitgleich, die Lösungen stetig weiterzuentwickeln.
Doch wie sieht das im Alltag aus? Welche Herausforderungen haben wir mit unseren eigenen Tools gelöst? Und welche Abteilungen profitieren am meisten?
Für die passenden Antworten nehmen wir Sie mit auf einen Rundgang durch unser Unternehmen. Wir zeigen, wie die SAP-Add-Ons den Arbeitsalltag erleichtern – ganz gleich, ob im klassischen SAP ERP-Umfeld oder in der modernen SAP S/4HANA-Welt. Dafür sprechen wir mit denjenigen, die die Lösungen täglich nutzen.
Purchase-to-Pay: Vom Einkauf bis zur Rechnungsfreigabe
AFI Purchase
Unser Rundgang startet im Einkauf bei Irene, Leiterin Einkauf Zentral, und ihrem Team. Die Stimmung ist entspannt – ganz anders als früher.
„Ich erinnere mich noch gut an die Zeit, als wir Bestellanforderungen per Excel-Formular hin- und hergeschickt haben. Man wusste nie, wo eine Anfrage grade steckt oder ob sie vielleicht schon genehmigt wurde. Das war Chaos pur…“
Dank AFI Purchase hat das Durcheinander ein Ende. Der sogenannte AFI Monitor zeigt den Status jeder Bestellanforderung in Echtzeit, während automatisierte Workflows die Freigaben beschleunigen. Irene und ihr Team können den aktuellen Status auch mobil und außerhalb von SAP einsehen. Und es gibt noch einen großen Vorteil: Die Zeiten von Maverick Buying sind vorbei! Das anwenderfreundliche Selfservice-Anforderungsportal sorgt dafür, dass interne Richtlinien bei jeder Bedarfsmeldung eingehalten und aktuelle Einkaufskonditionen genutzt werden.
Irene ist überzeugt: „Wir haben volle Transparenz, sparen enorm viel Zeit – und endlich läuft alles reibungslos. Das wirkt sich auch auf den gesamten Purchase-to-Pay-Prozess aus. Wir merken, dass viele Aufgaben nahtlos ineinandergreifen und der Beschaffungsprozess deutlich effizienter geworden ist.“
AFI ProcureDocs
Ein Klick und ein kurzer Blick auf den Bildschirm – Jennifer, Mitarbeiterin im Einkauf, kann sich sicher sein, dass die Bestellung erfolgreich verschickt wurde, selbstverständlich mit allen wichtigen Unterlagen. So einfach ist das heute. Die Lösung sorgt für Klarheit und Struktur im gesamten Beschaffungsprozess und macht viele manuelle Schritte überflüssig.
„Damals hatte man das Gefühl, Teil einer Schnitzeljagd zu sein: Wo ist das PDF? Hat es jemand geschickt? Wurde es genehmigt? Und welches Angebot war nochmal die Basis?“, erzählt Jennifer, während sie durch die Oberfläche von AFI ProcureDocs navigiert.
Heute gibt es einen klar strukturierten Prozess und jeder Schritt – vom Versand bis zur Antwort – ist in SAP transparent nachvollziehbar. Auch Rückfragen des Kunden sind kein Problem mehr, denn die komplette Kommunikation inklusive aller Begleitdokumente ist sauber im SAP-System abgelegt, jederzeit abrufbar und gesichert.
Der optimierte Purchase-to-Pay-Prozess bringt viele Vorteile – weniger E-Mails, keine Papierkopien und endlich Zeit für strategische Aufgaben. Auch der Wareneingang profitiert: Alle wichtigen Belege sind korrekt zugeordnet und auffindbar. Außerdem sorgt das System automatisch dafür, dass keine relevanten Dokumente der Bestellung vergessen werden und alle Compliance-Vorgaben eingehalten sind.
„Die Lösung denkt mit“, sagt Jennifer. „Die Software unterstützt uns da, wo früher Lücken waren – und macht unseren Prozess sicherer und professioneller.“
AFI Invoice
Weiter geht’s in die Buchhaltung, wo täglich zahlreiche Eingangsrechnungen verarbeitet werden. Vor der Automatisierung war das ein zeitaufwendiger Prozess: Rechnungen trudelten per E-Mail, Post oder Fax ein, wurden manuell geprüft, verteilt und anschließend im SAP-System erfasst. Dank der digitalen Lösung AFI Invoice läuft das heute alles schneller und effizienter.
Wir treffen Dagmar, die seit vielen Jahren in der Finanzbuchhaltung arbeitet. Als erfahrene Kollegin erinnert sie sich noch gut an die Zeit vor der Automatisierung:
„Früher mussten wir jede Rechnung von Hand eintippen, prüfen und zur Freigabe weiterleiten.“
Heute läuft zum Glück alles automatisiert: Die eingehenden Rechnungen werden digital erfasst und direkt im jeweiligen SAP-System verarbeitet. Dabei spielt das Format der Rechnung keine Rolle. Außerdem sorgen automatische Workflows für eine schnelle Prüfung und Freigabe im Purchase-to-Pay-Prozess. Dank des zentralen Rechnungseingangsbuchs erhalten Mitarbeitende der Finanzbuchhaltung die volle Transparenz direkt in SAP.
„Mit AFI Invoice klappt vieles endlich ohne ewige Rückfragen – das macht den Alltag deutlich entspannter“, schwärmt Dagmar von dem SAP-Add-On.
Der optimierte Purchase-to-Pay-Prozess zeigt, wie digitale Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern. Doch Effizienz endet nicht beim Einkauf. Auch im Vertrieb lassen sich viele Abläufe optimieren! Im nächsten Teil der Blogreihe nehmen wir den Order-to-Cash-Prozess unter die Lupe: Erfahren Sie, wie unsere SAP-Add-Ons auch hier für reibungslose Abläufe sorgen.
