Beschaffung in SAP leicht gemacht: Wie intelligente Assistenten die Benutzerakzeptanz fördern und Einkaufsprozesse verbessern

Inhaltsübersicht:

E-Procurement oder elektronische Beschaffung macht das Leben des operativen Einkaufs in vielfacher Hinsicht leichter: Keine Zeitaufwendungen mehr für umständliches Abtippen von Daten, volle Transparenz und Kontrolle über die Prozesse, automatisierte Genehmigungsworkflows und mehr Zeit für die Lieferantenpflege. Die Beschaffung an sich beginnt mit der Bedarfsanforderung und genau hier entscheidet sich Erfolg oder Misserfolg einer E-Procurement-Lösung.

Hürden im E-Procurement

Ein Hebel des E-Procurements in SAP liegt vor allem im Bedarfsanforderungsprozess. Bedarfsanforderungen (BANF) mit bestehenden SAP-Materialien sind an der Stelle kein Problem und können frei von Medienbrüchen verarbeitet werden. Etwas anders gestaltet es sich zum Beispiel mit katalogbasierten Materialien oder Materialien sowie Artikeln, die zum ersten Mal benötigt werden: Diese sind nicht »sauber« abbildbar und sorgen für Stolpersteine. Dennoch lohnt es sich oft nicht für jeden benötigten Artikel im Unternehmen ein SAP-Material anzulegen, um das System nicht unnötig mit Daten aufzubauschen.

Eine weitere Hürde ist der Genehmigungsprozess. Non-SAP-User sind in der Regel nicht in diesen Workflow integriert. Dies führt dazu, dass Bedarfsanforderungen per Papier oder E-Mail im Einkauf eingereicht werden. Die Einkaufsmitarbeiter müssen die Daten der BANF manuell und zeitaufwendig ins System eingeben. Aufgrund der unterschiedlichen Einreichungskanäle haben Einkäufer keine zentrale und transparente Übersicht aller Bedarfsanforderungen im Unternehmen und so können interne Rückfragen auch nicht immer gleich beantwortet werden.

Maverick Buying: Der wilde Einkauf

Maverick Buying bezeichnet das sogenannte »wilde Einkaufen« im Unternehmen, also die Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen ohne die Kenntnis des Einkaufs. In der Praxis gestaltet sich Maverick Buying beispielsweise folgendermaßen: Ein Mitarbeiter aus der Instandhaltung besitzt keinen SAP-Zugang, benötigt aber dringend ein Ersatzteil für seine Maschine. Im Regelfall müsste er eine Bedarfsmeldung ausfüllen, diese an seinen Vorgesetzten weiterleiten, der die Bedarfsanforderung daraufhin an den Einkauf übergibt.

Der nicht-digitale Prozess dauert, inklusive Lieferzeit für das benötigte Ersatzteil, circa eine Woche. Dem Mitarbeiter ist das zu lang und er entscheidet daher, das Ersatzteil eigenständig beim Lieferanten zu bestellen. Die Handlung des Mitarbeiters ist nachvollziehbar, für das Unternehmen bedeutet dieses Vorgehen jedoch erhöhte Beschaffungskosten und das aus mehreren Gründen:

Das Ersatzteil wird zu einem unverhandelten Bezugspreis (also ohne Beachtung eines vorhandenen Rahmenvertrags mit dem Lieferanten) bestellt,
es gibt keine Preisvergleiche und dadurch vergleichbar höhere Kosten,
später wird es Zuordnungsschwierigkeiten beim Wareneingang geben,
darüber hinaus kommt es zu Mehraufwänden bei der Datenerfassung im Einkauf sowie bei der Rechnungsprüfung.

Wer eine funktionierende E-Procurement-Lösung möchte, der sollte es den Mitarbeitern so unkompliziert wie möglich machen, Dinge zu beschaffen, die sie für ihre tägliche Arbeit brauchen. Ist die Benutzerakzeptanz hoch, dann steigt auch der Anteil der kontrolliert getätigten Beschaffung.

Was der digitale Beschaffungsprozess bewirkt

Die Umstellung auf einen komplett digitalen Bedarfsanforderungsprozess harmonisiert im ersten Schritt die Bedarfsanforderungstypen. Es gibt einen zentralen Eingangskanal für Bedarfsanforderungen, der auch Non-SAP-User einbezieht. Hierfür benötigen Unternehmen Add-Ons, die eine Harmonisierung der internen Bestellungen über eine zentrale Eingabemaske gewährleistet.

Der individuelle Genehmigungsworkflow ist zudem einfach abbildbar. Vorgesetzte haben die Möglichkeit, Bedarfsanforderungen zum Beispiel per App zu genehmigen: völlig zeit- und ortsunabhängig. Durchlaufzeiten minimieren sich und allein durch den Wegfall der umständlichen, manuellen Erfassung wird viel Zeit eingespart. Alle Beteiligten erhalten die volle Transparenz, dies wiederum führt zur Verbesserung der Abläufe und erhöht die Datenqualität.

Der Wareneingang wird rechtzeitig und korrekt gebucht, dadurch erhöhen sich in der Buchhaltung anschließend die bestellbezogenen Rechnungen, was weitere Kosteneinsparungen mit sich bringt.

Wie Smart Buying die Benutzerakzeptanz erhöht

Ein digital installiertes System in SAP für die Bedarfsanforderungen ist also in der heutigen Zeit unumgänglich für effiziente Beschaffungsprozesse. Aber garantiert es wirklich, dass alle Mitarbeiter das neue System für Bedarfsanforderungen nutzen?

Unternehmen sind gut beraten, wenn sie hier auf Usability und hohe Benutzerakzeptanz setzen. Mit gutem Beispiel voran gehen die großen privaten Einkaufsplattformen, die Nutzern ergänzende Produkte zum Produkt im Warenkorb anbieten. Es gibt keinen Grund, diesen Service nicht auch bei der internen Beschaffung zu nutzen. Ein intelligentes Add-On kann bisherige Bedarfsanforderungen analysieren und daraufhin Handlungsgempfehlungen für Anwender ableiten.

Nehmen wir an, ein Mitarbeiter benötigt ein neues Notebook: Der Smart-Buying-Assistent macht ihm nun automatisch Vorschläge für weitere Bestellpositionen, wie etwa eine passende Docking-Station. Mitarbeiter bestellen quasi wie im Internet und erledigen die Bedarfsmeldung so einfach und zuverlässig wie möglich.

Für Unternehmen ergeben sich noch weitere Vorteile: Die Hinweise durch das System lassen sich durch vielfältige Einstellungsmöglichkeiten steuern. So kann im Vorfeld bestimmt werden, wie weit in die Vergangenheit die Analyse der BANFen reichen soll oder es lassen sich Begriffe ausschließen, damit zum Beispiel für Frachtkosten keine ergänzenden Positionen vorgeschlagen werden. Unvollständigen Bedarfsanforderungen, die mehrfach durchs Unternehmen laufen, wird damit entgegengewirkt.

Einkaufsplattformen über Add-Ons in SAP integrieren

Einkaufsplattformen sind Webseiten außerhalb von SAP. Die Daten werden nachträglich und oft nur zum Teil ins SAP-System übertragen. Ein Add-On kann hier ebenfalls für Informationsaustausch in Echtzeit sorgen. Ist die Einkaufsplattform im Add-On integriert, sind alle Daten einheitlich miteinander verknüpft und sofort in SAP oder im Add-On verfügbar.

Fazit: E-Procurement pusht Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses

Die Digitalisierung von Belegen oder Prozessen darf nie nur abteilungsspezifisch gesehen werden. Wie hier schon aufgezeigt, wirkt sich ein sauberer Bedarfsanforderungsprozess auch auf die schnelle und einwandfreie Rechnungsstellung aus: E-Procurement ist ein wichtiger Baustein, um die vollständige Automatisierung des Purchase-to-Pay-Prozesses zu ermöglichen. Hierfür gilt es nicht nur alle Unternehmensprozesse zu betrachten, sondern ebenfalls alle am Prozess beteiligten Personen mitzubedenken und den Prozess entsprechend anwenderfreundlich abzubilden.