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Eingangs­rechnungen digital verarbeiten

  • Maximale Transparenz & Effizienz
  • Schnellere Prozesse und Bearbeitung
  • Entlastung & Zeitgewinn in der FiBu
  • Flexible Freigaben in und außerhalb von SAP
  • 100 % homeoffice-tauglich
Eingangsrechnungen SAP S/4HANA

Eingangsrechnungen in SAP automatisiert und elektronisch verarbeiten

Wir sagen Effizienz voraus: Mit AFI Invoice erhalten Sie ein Multifunktionswerkzeug, um Ihre Rechnungsbearbeitung in SAP ERP und SAP S/4HANA elektronisch, automatisiert und kosteneffizient zu verarbeiten. Ob Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, XRechnung oder FatturaPA: Die Lösung verarbeitet alle Eingangsrechnungen zentral und komplett elektronisch.

Der Rechnungsworkflow steuert die Belege sicher und übersichtlich durch die SAP-Rechnungsprüfung. Dank eines zentralen AFI Rechnungseingangsbuchs erhalten Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung die volle Transparenz direkt im SAP-System. Je nach Rechnungskriterien ist ein hoher Grad an automatisierter Verarbeitung (Dunkelverbuchung) möglich. Die nahtlose Integration der Softwarelösung in SAP ERP sowie SAP S/4HANA sorgt für einen sicheren Datenaustausch in Echtzeit.

Dank modularer Architektur kann die Lösung für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung flexibel an Unternehmensstrukturen und -prozesse angepasst werden. Auch vorhandene Scanlösungen, OCR-Engines, Archiv- und E-Mail-Software lassen sich einfach anbinden.

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Ihre Vorteile

  • SAP-approved: Die Lösung ist durch SAP selbst auf Herz und Nieren geprüft worden und mit dem SAP-Zertifikat „Integration with SAP S/4HANA“ ausgezeichnet
  • Alles digital! Verarbeitung sämtlicher Eingangskanäle (z. B. Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, Fax, QR-Rechnung, EDI, FatturaPA oder XRechnung)
  • Validierung: Erkannte Rechnungsdaten werden auf Vollständigkeit, Richtigkeit und gegen SAP-Daten geprüft
  • Zentrales AFI Rechnungseingangsbuch mit Statusanzeige direkt in SAP
  • Approval-Anwendung für die Rechnungsprüfung und -freigabe außerhalb vom SAP-System
  • Schnelles, elektronisches Freigabeverfahren in SAP inklusive grafischem Workflowdesigner
  • Nachvollziehbarkeit: Workflowprotokoll als PDF-Anhang am gebuchten SAP-Beleg
  • Unabhängig, jederzeit und von überall: die mobile Webfreigabe
  • Einfacher Anhang vorgangsbegleitender Dokumente und Dateien in der SAP-Rechnungsprüfung
  • Digitalisierte Rechnungsoriginale sind per Klick jederzeit aufrufbar
  • Umfangreiche Auswertungen und langfristige Prozessstatistiken
  • Transparente Benutzerführung mit Assistentenfunktion (z. B. Prüfung nach UStG § 13b & § 14)
  • Lückenhafte Belege werden mit Daten aus den SAP-Standardtransaktionen vorbelegt
  • Volle Unterstützung bei der Bearbeitung komplexer Vorgänge durch direkte Vergleichsanzeige von Rechnungspositionen zu Bestellpositionen und Wareneingängen
  • AFI Academy verfügbar!  Online lernen, wann und wo es am besten passt mit interaktiven sowie multimedialen Lerninhalten

Besser geht's nicht: Digitale Rechnungsbearbeitung in SAP

Oft kopiert und nie erreicht. AFI Invoice deckt bereits im Standard sehr viel mehr ab als andere Lösungen insgesamt. Der bestmöglichen, automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung für Ihr Unternehmen steht nichts im Weg.

Solution4Invoice Rechnungseingangsbuch

Digitales Rechnungseingangsbuch in SAP

Ein mächtiges Werkzeug für alle, die lieber Bescheid wissen wollen. Im AFI Invoice Monitor haben Sie sämtliche Rechnungsdaten im Überblick, wie z. B. Skontodaten, Summenwerte oder den Bearbeitungsfortschritt. Mitarbeiter können die Monitoransicht nach eigenen Wünschen gestalten.

Solution4Invoice Rechnungsbearbeitung deluxe

Rechnungsbearbeitung deluxe in SAP

Sei es die Prüfung, Kontierung, Freigabe oder Buchung in SAP ERP oder SAP S/4HANA: Mit dem AFI Invoice Center erreichen Sie ein neues Level der Rechnungsberarbeitung. Wareneingangsprüfungen, Gutschriften, Kürzungen oder Positionssplits und -zusammenfassungen sind rasch und zuverlässig erledigt. Beschleunigt wird die Eingangsrechnungsverarbeitung noch durch automatische Zuordnungsvorschläge zu Sachkonten oder Bestellpositionen.

Solution4Invoice Filter- & Sortierungsfunktionen

Individuelle Filter- und Sortierfunktionen

Gestalten Sie Ihre Arbeitsoberfläche nach ihren Bedürfnissen und treffen Sie faktenbasierte Entscheidungen. Möglich machen das zahlreiche Filter- und Sortierungsmöglichkeiten für gezielte Auswertungen und optimales Arbeiten.

Solution4Invoice Smarte Assistenten

Persönliche, digitale Assistenten

Sie konzentrieren sich auf Ihre Kernaufgaben, unsere digitalen Assistenten unterstützen Sie zuverlässig beim Rest: So werden z. B. die steuerrechtlichen Vorgaben nach UStG §13b und §14 automatisch überprüft oder andere berechtigte Bearbeitungshinweise gegeben. Das smarte Regel-Set lässt sich jederzeit auf individuelle Bedürfnisse anpassen und sorgt für einen freien Kopf bei der Rechnungsbearbeitung in SAP.

Solution4Invoice Workflow und Compliance

SAP-Rechnungsprüfung sicher steuern

Der AFI Invoice Workflow lässt sich dank grafischem Regelwerk einfach in SAP ERP sowie SAP S/4HANA gestalten. Der SAP-Rechnungsfreigabeprozess wird dadurch sicher durch die jeweiligen Fachabteilungen gesteuert. Der Status der Rechnungsprüfung ist jederzeit ersichtlich. Erfüllen Rechnungen vorgegebene Kriterien, steht der automatischen Dunkelbuchung nichts mehr im Weg. Auch die Rechnungsfreigabe ist direkt in SAP ERP bzw. SAP S/4HANA oder außerhalb des SAP-Systems online möglich – unabhängig vom mobilen Device. Sämtliche Prozessschritte, inklusive Rechnungsfreigeber, sind nahtlos dokumentiert und mit dem SAP-Beleg verknüpft.

Solution4Invoice Communicator

Lieferantenkommunikation

Der Communicator beschleunigt klärende Kommunikationsprozesse mit Lieferanten – z. B. Rechnungsbeanstandung nach § 14 UstG. Auf Basis der Rechnungsdaten und der im SAP-System hinterlegten Kreditorenstammdaten erstellen Sie mit nur einem Klick Ihr Lieferantenanschreiben. Dieses wird dann direkt aus dem entsprechenden SAP-System per E-Mail (inklusive ausgewählter Anhänge) versendet.

Solution4Invoice Systemarchitektur

Nachhaltige Systemarchitektur

„Die einzige Konstante ist die Veränderung.“ (Heraklit) Auf dieser Maxime ist die AFI Systemarchitektur gebaut. Abgestimmt auf Performance können Sie sicher sein, dass die Lösungsgestaltung immer die neusten technologische Entwicklungen mit einbezieht. Dank modularem Aufbau lässt sich AFI Invoice flexibel durch Module ausbauen und ist größenteils direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA abgebildet.

Pimp your SAP: Module für AFI Invoice

Klein, aber oho. Dank dem Lego-Prinzip lassen sich unsere Lösungen auf Ihre Bedürfnisse anpassen – genau so, wie Sie es brauchen. Hierdurch sind viele ineinandergreifende Varianten auf Basis eines starken Standards für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung möglich.  

Vollautomatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungsformate

Für elektronische Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten empfiehlt sich das Modul E-Invoice. Die Daten werden je nach Rechnungsformat (Mailbox, EDI, ZUGFeRD, XRechnung oder FatturaPA) direkt verarbeitet oder vorab mittels Erkennungssoftware (OCR) ausgelesen.

Hiermit lassen sich digitale Eingangsrechnungen automatisiert importieren, archivieren und bearbeiten. Jegliche manuellen Tätigkeiten entfallen. Unmittelbar danach sehen Mitarbeiter alle Rechnungen im AFI Monitor - Ihrem digitalen Rechnunhsgeingangsbuch direkt in SAP. Die elektronische Archivierung rationalisiert zudem die Aufwände der Rechnungsablage.

Mobiles Arbeiten mit UI5-Technologie

Smartphone, Tablet, Laptop oder PC: Bearbeiten Sie Ihre Rechnungen mit der AFI Rechnungsprüfung jederzeit völlig ortsunabhängig. Das Modul Approval macht, dank der bewährten UI5-Technologie, mobiles Arbeiten plattformunabhängig möglich: Aufgaben lassen sich mit der mobilen SAP-Rechnungsprüfung einfach unterwegs erledigen: Approval erlaubt die volle Teilnahme am Freigabeprozess, unabhängig davon, wo Sie sich aufhalten.

Einfach und von überall Rechnungen kontieren, freigeben oder ablehnen – auch außerhalb von SAP. Non-SAP-User werden flexibel in den Workflowprozess eingebunden und per E-Mail informiert. Elektronische Assistenten unterstützen die Rechnungsfreigabe und das Rechnungsoriginal ist nur einen Klick entfernt. Bei Bedarf lassen sich Notizen sowie Anlagen hinzufügen. Sie arbeiten so, wie es für Sie am besten passt.

Sicher und komfortabel mit dem VAT-RuleSet

Die zunehmende Globalisierung der Märkte führt zu einer immer komplexeren Abwicklung der Steuervorgänge in Unternehmen. Regelmäßig ändern sich Vorschriften und Rechtsprechung in Bezug auf die Umsatzsteuerregularien. Buchhalter müssen stets auf dem Laufenden bleiben, wenn es darum geht, Vorsteuerverluste zu vermeiden, die richtige Umsatzsteuer abzuführen und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren zu berücksichtigen.

Mit dem VAT-RuleSet für die SAP-Rechnungsprüfung haben Sie diese komplexen Herausforderungen im Griff – besonders im Hinblick auf internationale Transaktionen. Das VAT-RuleSet prüft Eingangsrechnungen auf diverse Regularien: Anhand bestimmter Merkmale werden Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern erkannt, mit SAP-Daten verglichen und das entsprechende Steuerkennzeichen wird vorgeschlagen. Assistentenmeldungen weisen auf Unstimmigkeiten und Abweichungen hin und unterstützen bei der weiteren Bearbeitung.

Bessere Entscheidungen dank gezielter Auswertungen

Gezielte Auswertungen, Kennzahlen (KPIs) und Perfomance-Analysen rücken Trends frühzeitig in den Fokus und sorgen für Transparenz. Erstellen Sie Auswertungen nach Periode, Buchungskreis und Kreditor oder analysieren Sie die Bearbeitungszeiten vom Scannen bis zur Freigabe. Vieles ist möglich. Ein Export nach Excel sorgt für die grafische Aufbereitung aller Auswertungen und Ergebnisse. Das Modul verfügt bereits im Standard über umfangreiche Statistik-Templates, die sich optional erweitern lassen.

Debitorische Belege schnell und transparent verarbeiten

Ergänzen Sie die Buchungsmöglichkeiten von AFI Invoice beispielsweise bei Gutschriften, eingehenden Kundenbelastungsanzeigen oder Werbekostenzuschuss-Belegen. So steht der automatisierten Verarbeitung debitorischer Belege nichts im Weg.

Sie erhalten durchgängige Prozesstransparenz: Bearbeitungszeiten werden verkürzt, mögliche Fehlerquellen reduziert und eine lückenlose Dokumentation wird sichergestellt. Die zu verbuchenden Belege werden eingescannt, früh archiviert und mittels OCR-Belegdaten (wie Buchungskreis, Debitor, Beträge und Steuersätze) automatisch ausgelesen.  Der erzeugte Beleg inklusive Original erscheint mit Debitornummer im AFI Invoice Monitor und kann von dort mittels Standardfunktionen (Notizen, Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet werden.

Anwenderfreundlich in jeder Landessprache

AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch ausgeliefert. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar.

On-Premises, Digitalisierungsservice oder Cloud?

Eins, Zwei oder Cloud?

Sie haben die Wahl: Entscheiden Sie sich für eine der drei Lösungsvarianten, die am besten sowie wirtschaftlichsten zu Ihrem Unternehmen passt. Unsere Experten beraten Sie hierbei gerne.
 

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AFI Digitalisierungsservice Full Service

Digitalisierungsservice gefällig?

Besser auf die Kernprozesse fokussieren: Mit Outsourcing der Post-, Scan-, Erkennungs- und Validierungstätigkeiten an unser professionelles Shared-Service-Center.
 

Digitalisierungsservice

AFI DocumentHub Cloud-Service

AFI Cloud-Services

Beschleunigen Sie Ihre SAP-Prozesse mit den AFI Cloud-Services: Verarbeiten Sie große Datenbelege aus Bestelleingängen, Auftragsbestätigungen oder Eingangsrechnungen besser, schneller und kosteneffizienter.

Cloud-Services

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Blog

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Die Lösung in der Praxis

Die Rausch GmbH migriert bereits im Frühjahr 2018 auf SAP S/4HANA und setzt erneut auf die AFI Solutions bei der automatisierten Eingangsrechnungsverarbeitung.

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Live-Demo

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Unsere Fachexperten beantworten die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei zielgerichtet auf Ihre Unternehmensanforderungen ein.

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Mit AFI Lösungen in bester Gesellschaft

In unseren Success Stories erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen und deren Einsatz im Rahmen von diversen Projekten.

Experte Eingangsrechnunge

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Ich berate Sie gerne.

Unabhängig davon, ob Sie eine individuelle Analyse wünschen oder mehr über die Lösung erfahren wollen: Nehmen Sie einfach Kontakt auf!

Ihr Fachexperte
Andreas Rapp

+49 711 72842 - 100

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