Automatisierte Eingangs­rechnungs­bearbeitung

  • Maximale Transparenz & Effizienz
  • Schnellere Prozesse & Bearbeitung
  • Entlastung und Zeitgewinn in der FiBu
  • Flexible Freigaben in und außerhalb von SAP ERP
  • Hohe Datenqualität & Compliance

Digitale, automatisierte Verarbeitung, Kontrolle und Freigabe von Eingangs­rechnungen in SAP ERP

Unternehmen sparen mit der effizienten und transparenten Verarbeitung des Rechnungseingangs in SAP ERP nachgewiesen Kosten und Ressourcen. Je automatisierter die Rechnungsprozesse desto höher die Wertschöpfung. Aufgrund der Skalierbarkeit unserer SAP-integrierten Lösung DirectInvoiceControl bestimmen Sie den Grad der Automatisierung selbst.

Ob Papier, E-Mail mit PDF-Anhang, EDI-Daten oder jegliche europäischen Rechnungsformate: Sämtliche Eingangsrechnungen landen elektronisch im zentralen AFI Solutions Rechnungseingangsbuch in SAP ERP – Ihrem DirectInvoiceControl Monitor. Funktionale Transparenz ist damit in der Finanz- und Kreditorenbuchhaltung vorprogrammiert.  

Anwenderfreundliche Prüf- und Genehmigungsverfahren, auch für Non-SAP-Anwender, machen das komplexeste Eingangsrechnungsmanagement zum Kinderspiel.

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Ihre Vorteile

  • Alles digital! Verarbeitung sämtlicher Eingangskanäle (z. B. Papier,
    E-Mail mit PDF, Fax, EDI, QR-Rechnung, FatturaPA oder XRechnung)
  • Maximale Transparenz dank zentralem AFI Rechnungseingangsbuch direkt in SAP ERP mit Statusanzeige
  • Schnelles, elektronisches Freigabeverfahren in SAP ERP inklusive grafischem Workflowdesigner
  • Unabhängig, jederzeit und von überall: die mobile Webfreigabe
  • Intuitive Nutzung mit Assistenzfunktion (z. B. Prüfung nach UStG §13b & §14)
  • Automatisierte Belegauslesung per Erkennungssoftware und Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit sowie Abgleich von SAP-Daten.
  • Komplette Nachvollziehbarkeit: Workflowprotokoll als PDF-Anhang am gebuchten SAP-Beleg

Eintauchen in eine effiziente Prozessharmonisierung

Selbst im Standard schaffen Sie mit DirectInvoiceControl einen digitalen Kern, der Komplexität, Kosten und Risiken reduziert. Die Lösung ist modular aufgebaut und bildet Ihren zukünftigen E-Rechnungsprozess nahtlos in SAP ERP ab.

 
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Rechnungseingangsbuch

Sie werden die zentrale Übersicht in SAP ERP über sämtliche Eingangsrechnungen lieben. Der DirectInvoiceControl Monitor ist Ihre persönliche Schaltzentrale: Sie sehen hier alle wichtigen Werte, wie z. B. Skontodaten, Summenwerte oder den Bearbeitungsfortschritt. Anwender können den Monitor zudem ganz nach ihren persönlichen Bedürfnissen gestalten.

 
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Filter- und Sortierfunktionen

Skontoverluste oder unbearbeitete Rechnungen ade. Vielseitige Filter- und Sortierungsmöglichkeiten schaffen gezielte Auswertungen sowie fundierte Entscheidungen zur Weiterverarbeitung. Während des gesamten Prozesses lassen sich zudem Notizen oder andere relevante Unterlagen direkt an die laufenden Vorgänge anhängen.

 
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Rechnungsbearbeitung

Bearbeitung, Prüfung, Kontierung, Freigabe oder Buchung in SAP ERP sind mit dem DirectInvoiceControl Center eine komfortable Sache. Das Rechnungsoriginal ist mit nur einem Klick im Blick. Automatische Vorschläge von Sachkonten/Kostenstellen oder Zuordnung von Bestellpositionen beschleunigen die Rechnungsbearbeitung deutlich. Die Wareneingangsprüfung, Positionssplits und -zusammenfassungen, Gutschriften sowie Kürzungen sind schnell und sicher erledigt.

 
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Smarte Assistenten

Software-Assistenten sind beliebt, denn sie sparen Zeit und schonen die Nerven. Bei der Rechnungsbearbeitung unterstützen sie die Anwender zuverlässig. So werden automatisch steuerrechtliche Vorgaben nach UStG §13b und §14 überprüft und, wenn nötig, Bearbeitungshinweise gegeben. Das clevere Regel-Set lässt sich jederzeit auf die individuellen Bedürfnisse anpassen.

 
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Workflow & Compliance

Der DirectInvoiceControl Workflow navigiert die Eingangsrechnungen sicher durch den definierten Rechnungsfreigabeprozess. Bei Erfüllung aller Vorgaben, wie z. B. vorhandenem Bestellbezug oder Wareneingang, kann die Verarbeitung vollkommen automatisch als Dunkelverbuchung erfolgen. Die Rechnungsfreigaben erfolgen entweder direkt in SAP ERP oder online – unabhängig vom mobilen Endgerät. Mit unserem grafischen Workflowdesigner kreieren Sie ganz einfach mehrstufige Freigaben und Stellvertreterregelungen. Die lückenlose Dokumentation sämtlicher Prozessschritte inklusive Rechnungsfreigeber liefert das Workflowprotokoll, das mit dem SAP-Beleg verknüpft wird.

 
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SupplierCom – Lieferantenkommunikation

Der Dialog mit Ihren Lieferanten war noch nie so schnell und komfortabel. Auf Basis der Rechnungsinformationen und der SAP-Kreditorenstammdaten erhalten Sie per One-Klick Ihr Lieferanten-Anschreiben: z. B. Rechnungsbeanstandungen nach § 14 UStG. Dieses kann direkt aus SAP ERP heraus per E-Mail – inklusive ausgewählter Anhänge – oder bei Bedarf auch als Postbrief verschickt werden.

 
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Systemarchitektur

Die Leichtigkeit der AFI Systemarchitektur gibt Ihrer Individualität Raum zur Gestaltung. Modular aufgebaut ist sie auf Performance abgestimmt und großteils direkt in SAP ERP abgebildet. Lösungen lassen sich flexibel um weitere Module ergänzen.

Module für DirectInvoiceControl

Flexibilität ist unsere Stärke. Ähnlich dem Baukastenprinzip passen Sie unsere Lösung mit den DirectInvoiceControl Modulen an Ihre Wünsche und Unternehmensprozesse an – genau so, wie Sie es brauchen.

Vollautomatisierte Verarbeitung eingehender Rechnungsformate

Für elektronische Eingangsrechnungen in unterschiedlichen Formaten empfiehlt sich das Modul E-Invoice → Mailbox, Filesystem, EDI, FatturaPA, ZUGFeRD und XRechnung.

Hiermit lassen sich digitale Eingangsrechnungen automatisiert importieren, archivieren und bearbeiten. Jegliche manuellen Tätigkeiten entfallen. Alle Rechnungen stehen unmittelbar danach im DirectInvoiceControl Monitor bereit – Ihrem elektronischen Rechnungseingangsbuch in SAP ERP.

Mobile Freigabeprozesse auch außerhalb von SAP ERP

Einfach und von überall Rechnungen kontieren, freigeben oder ablehnen – auch außerhalb von SAP ERP: Das funktioniert mit DirectInvoiceControl Approval. Non-SAP-User werden flexibel in den Workflowprozess eingebunden und per E-Mail informiert. Elektronische Assistenten unterstützen die Rechnungsfreigabe und das Rechnungsoriginal ist nur einen Klick entfernt. Bei Bedarf lassen sich Notizen sowie Anlagen hinzufügen. Moderne UI5-Technologie ermöglicht die Rechnungsbearbeitung standortunabhängig über Browser oder mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablets.

Steuerkennzeichen & Reverse-Charge

Die Globalisierung des Handels und eine Wertschöpfung über Landesgrenzen hinweg führen zu einer größeren Komplexität in der steuerlichen Behandlung von Geschäftsvorgängen. Vorsteuerverluste sollen vermieden, die richtige Umsatzsteuer abgeführt und das erweiterte Reverse-Charge-Verfahren berücksichtigt werden. Das Modul VAT-RuleSet unterstützt Sachbearbeiter bei diesen Aufgabenstellungen.

Das VAT-RuleSet prüft Eingangsrechnungen auf diverse Regularien: Anhand bestimmter Merkmale werden Rechnungen über Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU und aus Drittländern erkannt, mit SAP-Daten verglichen und das entsprechende Steuerkennzeichen wird vorgeschlagen. Assistentenmeldungen weisen auf Unstimmigkeiten und Abweichungen hin und unterstützen bei der weiteren Bearbeitung.

Gezielte Auswertungen erstellen

Das Modul Statistik schafft maximale Übersicht und Transparenz. Sie erstellen gezielt Auswertungen, analysieren Ihre Prozesse bezüglich ihrer Performance, erkennen frühzeitig Trends und ermitteln Kennzahlen (KPIs). Alle Auswertungen und Ergebnisse lassen sich grafisch aufbereiten und aus dem SAP-ERP-System nach Microsoft Excel exportieren. Im Standard bietet Ihnen das Modul bereits zahlreiche Statistik-Templates, die sich optional erweitern lassen.

Debitorische Belege verarbeiten

Debit Note ergänzt die Buchungsmöglichkeiten von DirectInvoiceControl, z. B. bei eingehenden Kundenbelastungsanzeigen, Gutschriften oder Werbekostenzuschuss-Belegen. Debitorische Belege lassen sich so ebenfalls automatisiert verarbeiten.

Analog zur Kreditorrechnungsverarbeitung werden die zu verbuchenden debitorischen Belege gescannt, früh archiviert und mittels OCR automatisch ausgelesen. Die Belastungsanzeigen erscheinen (mit Debitornummer) inklusive Original im DirectInvoiceControl Monitor und werden von dort mittels Standardfunktionen (Notizen, Workflow und Rückfrage) weiterverarbeitet. Die Verbuchung erfolgt daraufhin erlösmindernd. Eine lückenlose Dokumentation des gesamten Bearbeitungsprozesses inklusive des Freigabe-Workflows wird automatisch erstellt.

Anwenderfreundlich in jeder Landessprache

AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Sprachen sind jederzeit als Standardpakete oder als kundenindividuelle Projektlösungen verfügbar. Derzeit werden von unseren Kunden über 20 Landessprachen genutzt wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Somit ist gewährleistet, dass auch neue Funktionen und Features für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar sind.  

Weitere Informationen

Broschüre

Alle Informationen kompakt in einem Dokument: Laden Sie sich hier einfach unsere Produktbroschüre herunter.

 

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Die Lösung in der Praxis

Der Spezialist für Dichtungstechnologie, die REINZ-Dichtungs-GmbH, hat den Prozess der logistischen Rechnungserfassung und Rechnungsprüfung mit DirectInvoiceControl deutlich beschleunigt und gleichzeitig die Transparenz erhöht.

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Blog

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Mit AFI Lösungen in bester Gesellschaft

In unseren Success Stories erfahren Sie mehr zu unseren Lösungen und deren Einsatz im Rahmen von diversen Projekten.

Experte Eingangsrechnungen
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Ihr Fachexperte
Andreas Rapp

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