Welche Rechnungen sind von der E-Pflicht betroffen?

Rechnungen, mit denen öffentliche Aufträge abgerechnet werden. Ausnahmen:  

• Geheim­haltungsbedürftige Rechnungsdaten (§ 8 ERechV)
• Angelegenheiten des Auswärtigen Dienstes (§ 9 ERechV)
• Rechnungen unter 1.000 Euro netto (§ 3 Absatz 3 ERechV)

Betroffen ist also nur der Business-to-Government-Bereich (B2G). Im Business-to-Business-Bereich (B2B) gelten diese Pflichten nicht.

Auftraggeber von Bund und Ländern müssen E‑Rechnungen entgegennehmen. Lieferanten müssen ihre Rechnungen elektronisch übermitteln. Hierbei gibt es verschiedene Termine bzw. Fristen und Detailregelungen.
 

Wichtige Termine aus der E-Rechnungsverordnung

27.11.2018: Oberste Bundesbehörden sowie Verfassungsorgane des Bundes müssen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

27.11.2019: Alle anderen Bundeseinrichtungen müssen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

18.4.2020: Landeseinrichtungen und kommunale Einrichtungen müssen E‑Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ob und ab welcher Höhe seitens der Rechnungs­steller eine Pflicht zur E-Rechnung besteht, können die Länder individuell regeln.

27.11.2020: Rechnungssteller müssen an alle Bundesbehörden E‑Rechnungen einreichen.
 

Wie ist eine elektronische Rechnung definiert?

In Deutschland ist die elektronische Rechnung durch den Standard XRechnung definiert (§ 4 Abs. 1 ERechV). Dieser Standard ist konform zur EN-16931. Bloße Bilddateien (Scans) oder einfache PDF-Dokumente genügen den Anforderungen nicht.
 

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein Standard auf XML-Basis, in welchem definiert ist, wie eine elektronische Rechnung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland aufgebaut sein muss. Vereinfacht: welche Angaben enthalten sein und wie diese strukturiert sein müssen.

Der Standard XRechnung wurde am 18. Dezember 2018 in der Version 1.2.0 von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) veröffentlicht.

Spezifikation der XRechnung, herausgegeben von der Koordinierungsstelle für IT-Standards: https://www.xoev.de/sixcms/media.php/13/XRechnung-v1-2-1.pdf
 

Wieso, weshalb, warum und welche Vorteile die XRechnung bringt,
erklärt unsere Expertin Susan Döhring ebenfalls sehr anschaulich im Video: 4 Fragen, 4 Antworten zu XRechnung.

Ausblick

In Teil drei unserer Blogserie »Wissen kompakt: E-Rechnungen« lüften wir das Geheimnis der Leitweg-Identifikationsnummer (Leitweg-ID).