Auftragsbestätigungen 4.0: Der Weg zum passenden SAP-Add-On

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Medienbrüche kosten Mitarbeiter im Einkauf Zeit und Nerven. Viele Einkäufer träumen daher von voller Transparenz über alle Einkaufsorganisationen hinweg. Mit der elektronischen, automatisierten Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen ist dieser Traum nur eine Entscheidung entfernt – der Entscheidung für das richtige SAP-Add-On.

Die Verarbeitung von Auftragsbestätigungen ist ein unverzichtbarer Standardprozess, der möglichst effizient abgewickelt werden muss. Unter anderem erhöhen Auftragsbestätigungen die Datenqualität, indem Abweichungen im Bestellvorgang frühzeitig korrigiert werden können. Dadurch lassen sich auch Unstimmigkeiten im nachgelagerten Prozess, beispielsweise beim Wareneingang oder der Rechnungsverarbeitung, reduzieren. Kurzum: Auftragsbestätigungen bieten ein hohes Potenzial zur Automatisierung.

Auftragsbestätigung: Digital ist schneller als manuell

Das belegen viele Studien, so auch die im DACH-Raum durchgeführte Studie der HTWK Leipzig. Diese zeigt, dass eine weitestgehend elektronisch unterstützte Auftragsbestätigung drei Mal schneller ist als ein manueller Prozess. Die Kosten pro Auftragsbestätigung sind, mit 1,01 Euro bei einer digitalen Verarbeitung im Vergleich zu 3,74 Euro manuell, um fast 75 Prozent geringer! Das Wichtigste ist und bleibt jedoch vor allem die Transparenz, die durch die Digitalisierung entsteht.

Die Digitalisierung von Auftragsbestätigungen verschafft der Einkaufsabteilung Überblick in Echtzeit zu ihren Lieferanten, inklusive aller Abweichungen zu Preisen, Terminen, Mengen oder Incoterms. Das befähigt Einkäufer, umgehend zu reagieren, wenn beispielsweise das bestellte Material nicht rechtzeitig geliefert werden kann. Verzögerungen in den Unternehmensabläufen lassen sich dementsprechend vermeiden.

Doch allein mit den Boardmitteln des SAP-Systems ist eine digitale und vor allem automatische Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen nicht realisierbar. Namhafte SAP-Partner haben diese Lücke für sich entdeckt und bieten eine Reihe von Lösungen an. Doch welche ist die Richtige? Was sind die entscheidenden Kriterien für ein passendes SAP-Add-On? Welches System für die zentrale Verarbeitung von Auftragsbestätigungen bietet die wirtschaftlichste Nutzung? Oft helfen eine klassische Nutzwertanalyse und eine einfache Checkliste dabei, Funktionen und Lieferanten zu gewichten.

Digitale Bestellbestätigung: Sechs bewährte Funktionsanforderungen aus der Praxis – und ihre Vorteile

Die SAP-Add-Ons sorgen dafür, dass eingehende Auftragsbestätigungen digital erfasst und transparent im SAP-System weiterverarbeitet werden. Generell gibt es grundlegende Funktionsanforderungen, die sich in der Praxis bewährt haben.

Nachfolgend eine Auswahl:

Automatisches Verarbeiten papierbasierter sowie elektronischer Daten
Informationen strömen auf unterschiedlichen Wegen ins Unternehmen, zum Beispiel per E-Mail mit PDF-Dateianhang, als EDI-Daten, per Fax oder als Papierdokument. Daher ist es wichtig, dass die Software alle möglichen Ankunftsszenarien eingehender Auftragsbestätigungen abdecken kann, um die Daten zentral und digital für die weitere Verarbeitung zur Verfügung zu stellen.
Schneller Datenabgleich durch Nutzung von SAP-Stammdaten
Die Nutzung der SAP-Stammdaten ist Grundvoraussetzung für eine effiziente Lösung, die Mitarbeitern viel Arbeit abnimmt. Hierdurch wird in den nachgelagerten Prozessen ein schneller Datenabgleich zwischen neuen und bereits vorhandenen Informationen ermöglicht.
Gegenüberstellung der Auftragsbestätigung und der Bestellung in einer Oberfläche
Auch digital muss es zwecks Monitoring möglich sein, Bestellung und Auftragsbestätigung in einer Oberfläche abzugleichen. Die Abweichungen sollten visuell hervorgehoben werden. Das erleichtert die Validierung bei Unstimmigkeiten.
Schnelle Zuordnung erkannter Positionen einer Auftragsbestätigung zu den Positionen einer Bestellung
Bei der digitalen Verarbeitung verknüpft die Software in der Regel die Auftragsbestätigung direkt mit der Bestellung im SAP-System. Alle Positionen aus der Auftragsbestätigung können so per Knopfdruck in die SAP-Bestellung übernommen werden. Diese Funktion ist ein Muss, um die Bearbeitung zu vereinfachen.
Direkter Absprung in die wichtigsten SAP-Transaktionen: Infosatz, MD04, Materialstamm, Bestellung
Gibt es Unstimmigkeiten zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung, müssen im Einkauf schnell Entscheidungen getroffen werden. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass ein Lieferant die bestellte Warenmenge nicht bis zum angeforderten Zeitpunkt liefern kann. Hier sollte es für den Einkäufer möglich sein, direkt aus der Lösung heraus Informationen zur schnellen Entscheidungsfindung aus der SAP-Bedarfs- und Bestandsliste (MD04) aufzurufen.
Smarte Assistenten, die auf Unstimmigkeiten hinweisen
Nicht jeder Hersteller bietet eine Assistentenfunktion. Dabei führt diese sicher durch die Verarbeitung und sorgt für Transparenz. Gibt es etwa Abweichungen in den Belegen bei Terminen, Mengen, Preisen, Incoterms oder Zahlungsbedingungen, so sollten diese klar hervorgehoben werden. Ein smarter Assistent weist den Bearbeiter sichtbar auf Abweichungen hin und senkt auf diese Weise die Fehlerquote.

Passende Lösung für digitale Auftragsbestätigungen dank Nutzwertanalyse

Die Funktionalitäten der SAP-Add-Ons sind weit umfangreicher. So können noch Faktoren hinzukommen, wie beispielsweise eine notwendige Anbindung an SAP Ariba oder individuelle Programmierungen, sowie die Möglichkeit, »Kleinigkeiten« selbst anzupassen. Damit Organisationen eigene, relevante Anforderungen gewichten und eine Vorauswahl der passenden Lieferanten treffen können, müssen sie wissen, welche Funktionalitäten für sie relevant sind. Um den Entscheidungsprozess transparent zu unterstützen, bietet sich die Methodik der Nutzwertanalyse an. Hierbei lassen sich pro festgelegter Funktion Relevanzpunkte oder K.-o.-Kriterien definieren und die Lieferanten passend dazu übersichtlich bewerten.

Wenn Fakten sprechen, fällt die Entscheidung für das passende Lösungssystem leicht. Die Vision, den manuellen Aufwand bei der Verarbeitung von Auftragsbestätigungen auf ein Minimum zu reduzieren und effizient zu verarbeiten, wird zur greifbaren Realität. Es bleibt nur noch die Entscheidung für den richtigen Zeitpunkt. Hier ist die Antwort allerdings sehr viel einfacher: Jetzt!

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