Digitale Reisekostenabrechnung in SAP

  • Schnelle, einfache Digitalisierung über mobile App
  • Automatisches Berechnen der Pauschalen
  • Schnelle Bearbeitung dank digitaler Belegprüfung & Freigabe
  • Transparenz über alle eingereichten Belege im SAP FI

     

Reisekosten digital: schnell, papierlos und transparent

Digitale Reisekostenabrechnung on the go: Erfassen Sie Ihre Reisekosten, Spesen und Ausgaben einfach elektronisch über eine mobile App. Mit AFI Xpense ist die Zeit von Excel, Formularen und Medienbrüchen vorbei. Die Software entlastet Sie bereits während der Geschäftsreise. Über die Kamera in der Xpense-App digitalisieren Sie einfach Taxirechnungen, Hotel- und Restaurantbelege oder Auslagen jeglicher Art. Gleichzeitig wird der korrekte Verarbeitungsprozess in SAP initiiert – schnell, papierlos und fehlerfrei.

Spesensätze und Sonderausgaben lassen sich einfach integrieren. Die Kommunikation bei Rückfragen ist digital rasch erledigt. Dank einer zentralen Zusammenführung der Abrechnungsdaten sowie der fehlerfreien Dokumentation ist die Nachvollziehbarkeit jederzeit gegeben.

Reisekosten digitalisieren war noch nie so einfach: Sie haben Ihr Ausgabenmanagement unter Kontrolle, reduzieren den Abrechnungsaufwand auf ein Minimum und profitieren von voller Transparenz.

 

Übrigens: Seit 2021 heißen DirectXpenseControl und Solution4Xpense nun AFI Xpense.

 

Ihre Vorteile

  • Digitales Einreichen von Auslagen, Spesen und Reisekostenabrechnungen über mobile Apps – einfach, intuitiv und papierlos
  • Sichere Archivierung aller Originalbilder in SAP via AFI Xpense
  • Prüfung der Auslagenbelege durch die Finanzabteilung in SAP (vom Erfassen über die Freigabe bis zur Auszahlung)
  • Hinterlegung der Spesensätze (Länder) und Sonderausgaben in zentraler SAP-Tabelle
  • Kosten sparen: Wegfall aller weiteren Kopien und Ausdrucke - kein Porto, kein Druck & keine Papiertransporte
  • Belegprüfung und Freigabe aus dem zentralem Auslagenbuch in SAP
  • Automatische Bearbeiterfindung, Kundenmaterial-, Angebots- sowie Materialzuordnung
  • Sofortige Transparenz aller eingereichten Spesen/Auslagen/Reisebelege in SAP

Reisekosten einfach digitalisieren

Reduzieren Sie den Abrechnungsaufwand Ihrer Ausgaben mit einer digitalen Reisekostenabrechnung. AFI Xpense sorgt für eine reibungslose, regelkonforme und durchgängig digitale Abrechnung von Reisekosten, Spesensätzen und Auslagen jedweder anderer Art.

Alles im Blick

Sie erhalten mit der Lösung die sofortige Transparenz über sämtliche eingereichten Spesen, Auslagen und Reisekosten: Im Monitor sehen Sie übersichtlich alle eingereichten Belege. Der Bearbeitungsstatus ist jederzeit nachvollziehbar. Und das Beste: Alles ist nahtlos in SAP integriert.

Vorgangsbearbeitung per App

Einmal im Einsatz werden Sie die Xpense-App nie mehr missen wollen. Bei der digitalen Reisekostenabrechnung erfassen Sie Ihre Belege über die Kamera-App und bringen sie digital in den Buchungsprozess – unabhängig von Ihrem mobilen Endgerät oder Standort. Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) ermöglicht zudem eine optimale Datenerkennung und reduziert die manuelle Eingabe auf ein Minimum. Freigaben und Kommunikation funktionieren einwandfrei und zeitsparend.

 

Komfortables SAP-Webinterface

Flexibilität macht den Unterschied, daher ist die Erfassung der Belege und Daten selbstverständlich auch über ein Webinterface auf Ihrem PC direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA möglich. Berechtigte Mitarbeiter haben so die Möglichkeit, in Vertretung die Digitalisierung der Belege durchzuführen und den Verarbeitungsprozess zu starten.

 

 

Effiziente Abrechnung

Der durchdachte Workflow steuert den Abrechnungsprozess der digitalen Reisekosten, Spesen und Auslagen sicher sowie regelkonform durch die Prüfung, Genehmigung und Freigabe. Jede Eventualität lässt sich optimal auf Ihre Prozesse abbilden und digital steuern.

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