Eingehende Auftragsbestätigungen in SAP automatisieren
Arbeiten Sie günstiger, schneller und transparenter: Mit der Auftragsbestätigungs-Software AFI Confirmation verarbeiten Sie im Einkauf Ihre eingehenden Bestellbestätigungen in SAP ERP oder SAP S/4HANA digital und automatisiert.
Ob per Papier, Fax, E-Mail mit Anhang, Ariba, IDoc oder EDI-Daten: Sie behalten den Überblick und die Kontrolle über alle eingehenden Auftragsbestätigungen aus SAP dank des zentralen AFI Eingangsbuchs.
Jegliche Abweichungen zu Terminen, Preisen, Mengen oder Incoterms sind sofort ersichtlich und werden per Mausklick in die SAP-Einkaufsbelege übernommen. Bestellbestätigungen ohne Abweichungen oder mit Abweichungen innerhalb definierter Toleranzen lassen sich mit der Software für Auftragsbestätigungen auch automatisiert bestätigen.
Die Kombination AFI Confirmation und SAP Ariba ist nicht nur sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich. Warum das so ist, lesen Sie in unserem Blogartikel: Warum SAP Ariba eine Zusatzlösung braucht?
Digitale Auftragsbestätigung aus SAP
Einkauf 4.0, E-Procurement oder intelligenter Einkauf: Machen Sie mit unserer Auftragsbestätigungs-Software AFI Confirmation aus Buzzwords reale Vorteile, die zu ihren Unternehmensbedürfnissen passen.
Intelligente Erfassung und Validierung
Die Software für Auftragsbestätigungen erfasst alle Eingangskanäle. Bei Auftragsbestätigungen in SAP, die nicht als elektronischer Datensatz (Ariba, IDoc, EDI) eingehen, übernimmt automatisch die Optical-Character-Recognition-Technologie (OCR). Die marktführende Erkennungssoftware ermöglicht eine exakte Umwandlung von PDFs oder Bilddaten. Nur wenige manuelle Kontrollen sind notwendig, um eine vollständige Erkennung der benötigten Daten sicherzustellen. Die professionelle Validierungssoftware korrigiert rasch komplette Passagen oder Zeichen. Wiederkehrende Dokumente können zusätzlich trainiert und die Erkennung somit maximal gesteigert werden.
Mehr Übersicht, weniger Fragezeichen
Das digitale AFI Confirmation Eingangsbuch direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA zeigt Ihnen zentral alle eingehenden Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg. Ausgeklügelte Symbole geben transparent Hinweise auf eventuelle Abweichungen zum Einkaufsbeleg sowie den Bearbeitungsstand. Aktuelle To-dos sind klar ersichtlich. Zahlreiche Filter ermöglichen das schnelle Finden eingehender Bestellbestätigungen anhand ihrer unterschiedlichsten Eigenschaften. Zudem lässt sich die Monitor-Ansicht der Auftragsbestätigungs-Software optimal auf die Bedürfnisse der jeweiligen Anwender einstellen.
Besser arbeiten im Center
Das Herzstück der Software für Auftragsbestätigungen vergleicht eingehende Bestellbestätigungen mit den dazugehörigen Einkaufsbelegen in SAP ERP oder SAP S/4HANA. Die Übernahme von Korrekturen aus der Auftragsbestätigung in den SAP-Einkaufsbeleg geht fix und sorgt für hohen Bearbeitungskomfort. Ein einfacher Klick übernimmt korrigierte Daten zu Termineinteilungen, Mengen, Zu- und Abschlägen für einzelne, ausgewählte oder alle finalen SAP-Bestellpositionen.
AFI Confirmation protokolliert jegliche Änderungen, zudem wird das Originalbild der Auftragsbestätigung an den SAP-Einkaufsbeleg archiviert. Die smarte Suchfunktion mit automatischer Vervollständigung verkürzt die Recherchezeit. Alle relevanten Daten stehen im direkten Zugriff. Mit vordefinierten Filtern lassen sich Anzeigeergebnisse auf individuelle Bedürfnisse einstellen. Wiederkehrende Abfragen können so auch durch andere Anwender genutzt werden.
Clevere Unterstützung ist gold wert
Direkt eingeblendete Assistenten helfen Ihnen, direkt zu ermitteln, was in der zu bearbeitenden Auftragsbestätigung noch zu tun ist. Mit nur einem Klick auf den Hinweisen, springt der Assistent direkt zur Abweichung und stellt diese dem Einkaufsbeleg gegenüber. Auch hier können die Assistenten auf individuelle Bedürfnisse angepasst werden.
Maximale Zeitersparnis mit der automatisierten Auftragsbestätigung
Anhand eines vordefinierten Regelwerks wird geprüft, ob eine Auftragsbestätigung direkt nach dem Eintreffen des Belegs vom System im Hintergrund bestätigt werden kann. Beispiel eines solchen Regelwerks: Auftragsbestätigungen von definierten Kreditoren werden automatisiert bestätigt und archiviert. Auch diese Vorgänge werden transparent im Eingangsbuch dargestellt, erfordern aber keine weitere Benutzerinteraktion.
Nachhaltige Systemarchitektur
Die AFI Systemarchitektur ist ein Multi-Tasking-Experte: Sie ist so ausgerichtet, dass sie sich leicht an Unternehmensbedürfnisse anpassen und ebenso leicht skalieren lässt. Die Lösung ist überwiegend direkt in SAP ERP oder SAP S/4HANA abgebildet und kann flexibel um weitere Module ergänzt werden.
Module für AFI Confirmation
Erweiterungen, die in der Praxis überzeugen: Auch ein Modul kann eine ausgeklügelte Gesamtlösung sein. Ähnlich dem Baukastenprinzip passen Sie unsere Software für Auftragsbestätigungen in SAP mit den Modulen an Ihre Wünsche und Unternehmensprozesse an – Sie entscheiden, was am besten passt.
Ihr Powerteam
Mit der Einführung von SAP Ariba als elektronische Lösung für Auftragsbestätigungen in SAP bleiben einige wichtige Punkte offen: Zum einen betrifft es den Umgang mit Auftragsbestätigungen, die bisher nicht über SAP Ariba eingehen. Denn auch diese Bestellbestätigungen müssen zentral in einem Tool verwaltet werden. Zum anderen ändert SAP Ariba im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg und übernimmt so eventuell vorhandene Abweichungen ohne Überprüfung durch einen Sachbearbeiter. AFI Confirmation schließt diese Effizienzlücke und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz über sämtliche eingehende Auftragsbestätigungen. Sachbearbeiter werden transparent und rechtzeitig über eventuelle Abweichungen informiert.
Sichere Bearbeitung und Prüfung
Bei Auftragsbestätigungen, die über SAP IDoc eingehen, werden ebenfalls im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg geändert. Auch hier unterstützt die Auftragsbestätigungs-Software AFI Confirmation effizient: Die Daten aus der Bestellbestätigung mit Abweichungen werden in das Eingangsbuch überführt, um diese dem korrekten Sachbearbeiter zur Prüfung und Bearbeitung vorzulegen.
Anwenderfreundlich in jeder Landessprache
AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar.
Live-Demo
Erfahren Sie mehr über AFI Confirmation für die digitale, automatisierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen in einer Live-Demo – übers Web oder bei Ihnen vor Ort.
Unsere Fachexperten beantworten die Fragen Ihrer Fachabteilungen und gehen dabei zielgerichtet auf Ihre Unternehmensanforderungen ein.
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