Digitale Auftragsbestätigungen
in SAP

  • Alles unter Kontrolle dank 360-Grad-Blick im AFI Monitor
  • Zügige, korrekte Bearbeitung mithilfe intelligenter Assistenten
  • Klare Gegenüberstellung von Einkaufsbeleg und AB-Position
  • Nahtlos in SAP integriert
  • Einfache Anbindung an SAP Ariba
  • Die Freiheit, ortsunabhängig zu arbeiten

Auftragsbestätigungen in SAP digitalisieren
Digitale eingehende Auftragsbestätigung

Eingehende Auftragsbestätigungen in SAP automatisieren

Gewinnen Sie im Einkauf Zeit, um Tätigkeiten auszuführen, für die Sie qualifiziert sind. Auftragsbestätigungen von Hand zu vergleichen und abzutippen gehört sicher nicht dazu.

AFI Confirmation befreit Sie von unnötigen Arbeitsaufwänden und sorgt dafür, dass der Verarbeitungsprozess Ihrer Auftragsbestätigungen durchweg digital, automatisiert und nahtlos in SAP abläuft.

Sie profitieren von einem sicheren und vor allem transparenten Prozess. In der Praxis bestätigen unsere Kunden eine messbare Effizienzsteigerung sowie ein Einsparungspotenzial von bis zu 70 Prozent.

Bestellbestätigungen durchgängig digital und transparent verarbeiten

Die Lösung erfasst eingehende Auftragsbestätigungen automatisch digital und unabhängig davon, ob diese per E-Mail mit Anhang, Fax oder elektronischem Datenformat ankommen.

Dank eines 360-Grad-Rundum-Blicks im AFI Monitor haben Sie sämtliche erfasste Auftragsbestätigungen in SAP S/4HANA oder SAP ERP unter Kontrolle. Sie sehen alle wichtigen Funktionen wie Suche, Filterung, Statusübersicht und Ergebnisliste auf einen Blick.

AFI Confirmation übernimmt für Sie die Überprüfung der Belege auf Abweichungen etwa zum Preis, zur Menge oder zum Termin. Hierbei unterstützen Sie intelligente Assistenten, die bei der Prüfung helfen und zuverlässig durch die Bearbeitung führen.

Automatische Bestellbestätigung

Je weniger operative Einkäufer eine Auftragsbestätigung zu Gesicht bekommen, desto besser. Hierfür lassen sich Belege ohne Abweichungen über smarte Regeln automatisch bestätigen.

Reduzieren Sie Ihre manuellen Tätigkeiten auf ein Minimum und nutzen Sie AFI Confirmation für eine schnellere, fehlerfreie und prozesssichere Verarbeitung Ihrer Auftragsbestätigungen.

Was ist mit SAP Ariba?

Die Kombination AFI Confirmation und SAP Ariba ist nicht nur sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich. Warum das so ist, lesen Sie in unserem Blogartikel: Warum SAP Ariba eine Zusatzlösung braucht?

Broschüre downloaden     Videos anschauen

Übrigens: Seit 2021 heißen DirectConfirmationControl und Solution4Confirmation nun AFI Confirmation.

Ihre Vorteile

  • SAP-zertifiziert: Ausgezeichnet durch SAP mit dem Zertifikat »Integration with SAP S/4HANA«
  • Der 360-Grad-Blick im AFI Confirmation Monitor hält den Einkauf "up to date"
  • Schnelle Bearbeitung: Auftragsbestätigungsdaten lassen sich mit einem Klick in den SAP-Einkaufsbeleg übernehmen
  • Komfortable Übernahme von u.a. Termin, Menge, Einteilung auf die SAP-Bestellkopf- und Positionsdaten
  • Transparente Darstellung von Abweichungen bei Terminen, Mengen, Preisen, Rabatten, Konditionen, Einteilungen und vielem mehr
  • Reduzierung manueller Erfassungsaufwände durch integrierte Datenerkennung mit automatischer Auswertung gegen den SAP-Einkaufsbeleg
  • Direkter Absprung in die angrenzenden SAP-Transaktionen wie z. B. Einkaufsbeleg, Einkaufsinfosatz, Stammdaten, Bestands- und Bedarfsliste
  • Rabatte und Zuschlagskonditionen können bei Bedarf geprüft und in den SAP-Einkaufsbeleg übernommen werden
  • Ortsunabhängig arbeiten: Uneingeschränkter Zugriff auf alle Dokumente, auch aus dem Homeoffice
  • Maßgeschneidert: Der modulare Aufbau von AFI Confirmation passt sich Ihren Unternehmensstrukturen sowie Prozessketten flexibel an
  • Kurze Projektphase: Kein Abstimmungs- oder Anpassungsaufwand für die Einbindung der Lieferanten
  • AFI Academy: Online lernen, wann und wo es am besten passt mit interaktiven sowie multimedialen Lerninhalten

Einkauf 4.0, E-Procurement & intelligenter Einkauf

Machen Sie mit unserer Auftragsbestätigungssoftware aus Buzzwords reale Vorteile, die zu Ihren Unternehmensbedürfnissen passen.

Iconf für Multi-Channel-Input AFI Confirmation

Intelligente Erfassung und Validierung

Sie haben die Wahl: Die Software für Auftragsbestätigungen bietet unterschiedliche Varianten für die Verarbeitung der Eingangsbelege sowie der automatisierten Datenerkennung.

Hierbei besteht die Möglichkeit einer klassischen On-Premises-Installation, einer Cloud-Variante inklusive KI-Learning oder die komplette Ausgliederung an unseren Digitalisierungsservice (AFI RedPaperCenter).

E-Mail und weitere elektronische Datenformate wie SAP Ariba, IDoc oder EDI/EDIFAKT lassen sich flexibel integrieren. n.

 

Das digitale AFI Confirmation Eingangsbuch direkt in SAP zeigt Ihnen zentral alle eingehenden Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg.

Mehr Übersicht, weniger Fragezeichen

Der AFI Confirmation Monitor ist Ihr Eingangsbuch direkt in SAP S/4HANA oder SAP ERP und zeigt Ihnen zentral alle eingehenden Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg.  

Hier erhalten Sie einen 360-Grad-Blick auf Ihre Vorgänge mit Suchfunktionen, Filtermöglichkeiten, Statusübersicht sowie Ergebnisliste.

 

Prüfung der Auftragsbestätigung effizient gemacht

Das Herzstück der Software für Auftragsbestätigungen vergleicht eingehende Bestellbestätigungen mit den dazugehörigen Einkaufsbelegen in SAP S/4HANA oder SAP ERP:  Vom Originalbeleg über Kopf- und Positionsdaten bis hin zu den Detailinformationen einer Abweichung haben Sie im AFI Center alles unter Kontrolle.

Mit einem Klick lassen sich korrigierte Daten für einzelne, ausgewählte oder alle SAP-Bestellpositionen direkt übernehmen. Der hohe Bearbeitungskomfort sowie die intuitive Handhabung von AFI Confirmation zeigen sich vor allem in der Übernahme von Korrekturen. Alle relevanten Daten der zugehörigen SAP-Transaktionen stehen im direkten Zugriff.

Während des gesamten Prozesses lassen sich Notizen oder andere begründende Unterlagen direkt an den Vorgang anhängen.

 

Clevere Unterstützung für schlaue Einkäufer

Bei der Bearbeitung der Auftragsbestätigungen in AFI Confirmation unterstützen smarte Assistenten die Benutzer und führen mittels Bearbeitungshinweisen nachvollziehbar durch den Prozess. Mit nur einem Klick auf die Hinweise springt der Assistent direkt zur Abweichung und stellt diese dem Einkaufsbeleg gegenüber. Das umfangreiche Regel-Set der Assistenten lässt sich individuell anpassen.

Icon für Einkaufsbeleg bestätigen AFI Confirmation

Alles drin! Sicher und nachvollziehbar

Mit der Bestätigung übernimmt die Lösung alle Daten wie beispielsweise Termine, Einteilungen, Mengen oder Preise mit Zu- und Abschlägen in die Einkaufsbelegsposition. Parallel wird das Originalbild der Auftragsbestätigung an den SAP-Einkaufsbeleg archiviert. Alle Änderungen sind in AFI Confirmation automatisch protokolliert.

Icon für Auftragsbestätigungen automatisiert bestätigen

Maximale Zeitersparnis mit der automatisierten Auftragsbestätigung

Bestätigt wie bestellt: Belege ohne Abweichungen lassen sich anhand eines vordefinierten Regelwerks automatisch bestätigen. Der manuelle Aufwand entfällt komplett und die Vorgänge werden noch schneller in SAP erfasst.

Icon für Workflow und Rückfragen

Ortsunabhängig produktiv

Bei Abweichungen lässt sich ein Dialog mit der Fachabteilung starten. Rückfragen erfolgen entweder direkt in SAP S/4HANA oder SAP ERP, per E-Mail oder über eine Fiori-App. Mit dem Einsatz der modernen Fiori-Technologie ist die Belegprüfung jederzeit und von überall möglich, egal ob mit Smartphone, Tablet, PC oder Notebook.

Module für AFI Confirmation

Erweiterungen, die in der Praxis überzeugen: Auch ein Modul kann eine ausgeklügelte Gesamtlösung sein. Ähnlich dem Baukastenprinzip passen Sie unsere Software für Auftragsbestätigungen in SAP mit den Modulen an Ihre Wünsche und Unternehmensprozesse an – Sie entscheiden, was am besten passt.

Sichere Bearbeitung und Prüfung von Auftragsbestätigung mit SAP IDoc

Sichere Bearbeitung und Prüfung

Auftragsbestätigungen, die über SAP als IDoc eingehen, können ebenfalls im zentralen Eingangsbuch dargestellt werden. Somit sind alle Eingangsbelege – unabhängig vom technischen Format – lückenlos in einer Übersicht verfügbar.

AFI Confirmation übernimmt Bestellbestätigungen ohne Abweichungen direkt in den SAP-Einkaufsbeleg. Ausschließlich Belege mit Abweichungen werden im Eingangsbuch markiert und dem Sachbearbeiter zur weiteren Prüfung und Bearbeitung vorgelegt.

 

AFI Confirmation schließt die Effizienzlücke in SAP Ariba und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz

AFI und SAP Ariba: Ihr Powerteam

Mit der Einführung von SAP Ariba als digitale Lösung für Auftragsbestätigungen in SAP bleiben einige wichtige Punkte offen: So ändert SAP Ariba beispielsweise im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg und übernimmt eventuell vorhandene Abweichungen ohne die Überprüfung durch einen Sachbearbeiter. Außerdem ist die automatische Verbuchung einer Änderungsauftragsbestätigung über SAP Ariba eine weitere Herausforderung.

AFI Confirmation schließt diese Effizienzlücken und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz sämtlicher eingehender Auftragsbestätigungen. Jeder Sachbearbeiter wird somit transparent und rechtzeitig über eventuelle Abweichungen informiert.

 

Auftragsbestätigungen anwenderfreundlich in jeder Landessprache

Anwenderfreundlich in jeder Landessprache

AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Japanisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch.

Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar.

 

On-Premises, Digitalisierungsservice oder Cloud?

Eins, Zwei oder Cloud?

Sie haben die Wahl: Entscheiden Sie sich für eine der drei Lösungsvarianten, die am besten sowie wirtschaftlichsten zu Ihrem Unternehmen passt. Unsere Experten beraten Sie hierbei gerne.
 

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Besser auf die Kernprozesse fokussieren: Mit Outsourcing der Post-, Scan-, Erkennungs- und Validierungstätigkeiten an unser professionelles Shared-Service-Center.
 

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AFI DocumentHub Cloud-Service

AFI Cloud-Services

Beschleunigen Sie Ihre SAP-Prozesse mit den AFI Cloud-Services: Verarbeiten Sie große Datenbelege aus Bestelleingängen, Auftragsbestätigungen oder Eingangsrechnungen besser, schneller und kosteneffizienter.

Cloud-Services

Videos zum Thema Auftragsbestätigungen in SAP

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Auftragsbestätigungen besser digitalisieren

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