Digitale Auftragsbestätigung

Eingehende Auftragsbestätigungen digitalisieren

  • Automatisierte Prozesse
  • Verarbeitung aller Eingangskanäle
  • Maximale Transparenz
  • Hohes Einsparpotenzial
Digitale eingehende Auftragsbestätigung

Eingehende Auftragsbestätigungen in SAP S/4HANA automatisieren

Arbeiten Sie günstiger, schneller und transparenter. Mit Solution4Confirmation verarbeiten Sie im Einkauf Ihre eingehenden Auftragsbestätigungen in SAP S/4HANA digital und automatisiert. 

Ob per Papier, Fax, E-Mail mit Anhang, Ariba, IDoc oder EDI-Daten: Sie behalten den Überblick und die Kontrolle über alle eingehenden Auftragsbestätigungen dank des zentralen AFI Eingangsbuchs direkt in SAP S/4HANA.

Jegliche Abweichungen zu Terminen, Preisen, Mengen oder Incoterms sind sofort ersichtlich und werden per Mausklick in die SAP-Einkaufsbelege übernommen. Eingehende Auftragsbestätigungen ohne Abweichungen oder mit Abweichungen innerhalb definierter Toleranzen lassen sich auch automatisiert bestätigen (Dunkelbestätigung).

Die Kombination Solution4Confirmation und SAP Ariba ist nicht nur sinnvoll, sondern auch wirtschaftlich. Warum das so ist, lesen Sie in unserem Blogartikel: Warum SAP Ariba eine Zusatzlösung braucht?

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Ihre Vorteile

  • Prozesseffizienz dank elektronischer und automatisierter Verarbeitung aller eingehender Auftragsbestätigungen
  • Automatischer Abgleich von Auftragsbestätigung und SAP-Einkaufsbeleg
  • Transparente Darstellung von Abweichungen (Termine, Mengen, Preise, Rabatte, Konditionen uvm.) inklusive schneller Korrektur
  • Schnelle und sichere Übernahme der Daten (Termine, Mengen, Preise, Rabatte, Konditionen uvm.) in die SAP-Einkaufsbelege
  • Direkter Absprung in angrenzende SAP-Transaktionen (bspw. Einkaufsbeleg, Einkaufsinfosatz, Bestands- und Bedarfsliste, Stammdaten)
  • Einfache Validierung von Rabatten und Zuschlagskonditionen mit direkter Übernahme in die SAP-Einkaufsbelege
  • Schnelle Recherche und Analyse dank vielfältiger Filter- und Suchfunktionen

Auf direktem Weg zum intelligenten Einkauf

Der Einkauf soll bestmögliche Preise aushandeln und Beziehungen zu Lieferanten pflegen. Unnötige manuelle Tätigkeiten sind hier wahre Zeitfresser. Lösungen wie Solution4Confirmation schaffen Raum für Kernaufgaben und effizientes E-Procurement.

 
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Best Performance: Erfassung und Validierung

Die zentrale Verarbeitung aller Eingangskanäle ist eine große Stärke der Lösung. Wir setzen die marktführende Optical-Character-Recognition-Technologie (OCR) ein, um eingehende Auftragsbestätigungen zu verarbeiten, die nicht als elektronischer Datensatz (Ariba, IDoc, EDI) eingehen. Nur wenige manuelle Kontrollen sind notwendig, um eine vollständige Erkennung der benötigten Daten sicherzustellen. Die professionelle Validierungssoftware korrigiert rasch komplette Passagen oder Zeichen. Die Erkennung wird maximal gesteigert, indem wiederkehrende Dokumente einfach trainiert werden.

 
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Mehr Übersicht, weniger Fragezeichen

Das digitale Solution4Confirmation Eingangsbuch direkt in SAP S/4HANA zeigt Ihnen zentral alle eingehenden Auftragsbestätigungen über alle Eingangskanäle hinweg. Ausgeklügelte Symbole geben transparent Hinweise auf eventuelle Abweichungen zum Einkaufsbeleg sowie den Bearbeitungsstand. Aktuelle To-dos sind klar ersichtlich. Zahlreiche Filter ermöglichen das schnelle Finden eingehender Auftragsbestätigungen anhand ihrer unterschiedlichsten Eigenschaften. Zudem lässt sich die Ansicht des Monitors individuell anpassen.

 
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Besser arbeiten im Center

Das Herzstück der Lösung vergleicht eingehende Auftragsbestätigungen mit den dazugehörigen Einkaufsbelegen in SAP S/4HANA. Die Übernahme von Korrekturen aus der Auftragsbestätigung in den SAP-Einkaufsbeleg geht fix und sorgt für hohen Bearbeitungskomfort. Ein einfacher Klick übernimmt korrigierte Daten zu Termineinteilungen, Mengen, Zu- und Abschlägen für einzelne, ausgewählte oder alle finalen SAP-Bestellpositionen. Solution4Confirmation protokolliert jegliche Änderungen, zudem wird das Originalbild der Auftragsbestätigung mit dem SAP-Einkaufsbeleg verknüpft und archiviert. Die smarte Suchfunktion mit automatischer Vervollständigung verkürzt die Recherchezeit. Auf alle relevanten Daten lässt sich direkt zugreifen. Mit vordefinierten Filtern lassen sich Anzeige-Ergebnisse auf individuelle Bedürfnisse einstellen. Wiederkehrende Abfragen können so auch durch andere Anwender genutzt werden.

 
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Clevere Assistenten

Unterstützung ist Gold wert: So sorgen unsere smarten Assistenten mit eingeblendeten Hinweisen dafür, dass die eingehende Auftragsbestätigung korrekt verarbeitet wird. Mit nur einem Klick auf die Hinweise springt der Assistent direkt zur Abweichung und stellt diese dem Einkaufsbeleg gegenüber. Auch hier lassen sich die Assistenten auf individuelle Bedürfnisse anpassen.

 
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Automatisierte Bestätigung

Maximale Zeitersparnis: Es lassen sich Regelwerke vordefinieren, die prüfen, ob sich eine Auftragsbestätigung direkt nach dem Eingang vom System bestätigen lässt. Auch dies wird transparent im Eingangsbuch dargestellt, es bedarf allerdings keiner Anwenderaktion. Ein Beispiel für ein Regelwerk zur automatischen Bestätigung: Eingehende Auftragsbestätigungen von vorher festgelegten Kreditoren werden automatisiert bestätigt und sicher archiviert.

 
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Nachhaltige Systemarchitektur

Die AFI Systemarchitektur ist ein Multi-Tasking-Experte: Sie ist so ausgerichtet, dass sie sich leicht an Unternehmensbedürfnisse anpassen und ebenso leicht skalieren lässt. Die Lösung ist überwiegend direkt in SAP S/4HANA abgebildet und kann flexibel um weitere Module ergänzt werden.

Module für Solution4Confirmation

Erweiterungen, die in der Praxis überzeugen: Auch ein Modul kann eine ausgeklügelte Gesamtlösung sein, die Ihren Prozessen und Ihrer Unternehmenseffizienz einen enormen Schub verleiht. Sie entscheiden, was am besten passt.

Ihr Powerteam

Die Verbindung unserer Lösung für eingehende Auftragsbestätigungen mit SAP Ariba schafft einen exzellent ausgebauten Prozess und verbindet alle eingehenden Auftragsbestätigungen zentral in einem Tool. Denn die Nutzung von SAP Ariba allein als digitale Lösung für Auftragsbestätigungen lässt wichtige Punkte aus: Zum einen fehlt der Überblick zu eingehenden Auftragsbestätigungen, die nicht über SAP Ariba eingehen. Zum anderen ändert SAP Ariba im Standard die Daten direkt im SAP-Einkaufsbeleg und übernimmt so eventuell vorhandene Abweichungen ohne Überprüfung durch einen Sachbearbeiter. Solution4Confirmation ergänzt SAP Ariba optimal und sorgt für die zentrale Verwaltung und Transparenz über sämtliche eingehende Auftragsbestätigungen hinweg. Auf eventuelle Abweichungen werden Sachbearbeiter sicher und transparent hingewiesen.

Sichere Bearbeitung und Prüfung

Eingehende Auftragsbestätigungen über SAP IDoc werden standardmäßig direkt im SAP-Einkaufsbeleg geändert. Die Abweichungen sind im Eingangsbuch vermerkt. Das System übergibt die Belege automatisch dem zugewiesenen Sachbearbeiter zur Prüfung und Bearbeitung.

 

Anwenderfreundlich in jeder Landessprache

AFI Solutions Softwarelösungen erhalten Sie im Standard in den Sprachen Deutsch und Englisch. Weitere Landesprachen sind optional erhältlich. Derzeit nutzen unsere Kunden über 20 Landessprachen, wie z. B. Bulgarisch, Chinesisch, Finnisch, Französisch, Italienisch, Polnisch, Russisch, Spanisch, Türkisch oder Ungarisch. Die Sprachpakete sind individuell erweiterbar und werden bei künftigen Software-Releases automatisch berücksichtigt. Neue Funktionen und Features sind somit für Standorte und Kollegen im Ausland verständlich und nutzbar.

 

Weitere Informationen

Broschüre

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Blog

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