Die Papierflüsterer: RedPaperCenter in Köln feiert fünfjähriges Jubiläum

Irene Ducke, Leiterin des RedPaperCenters in Köln, staunte nicht schlecht, als vor fünf Jahren die erste Ladung Papierdokumente eines großen Kunden in mehreren Postkisten angeliefert wurde: „Auf meine eher ironische Frage hin, ob das denn schon alles sei, antwortete der Postbote trocken, er habe noch weitere volle Kisten mit Briefen im Wagen, die hole er dann gleich.”  

Auch wenn man es sich in Zeiten der omnipräsenten Digitalisierungsthemen in den Medien kaum vorstellen kann: Ein halbes Jahrzehnt später haben die Mitarbeiter des RedPaperCenters in Köln nach wie vor alle Hände voll zu tun und feiern dieses Jahr ihr fünfjähriges Bestehen.

Die Zahlen sprechen für sich

Im Jahr 2014 wurde das Shared Service Center zur Dokumentenerfassung und -verarbeitung von der AFI Solutions ins Leben gerufen. Es soll Fachabteilungen in Unternehmen entlasten und deren Papierbearbeitung übernehmen. RedPaper steht für »reduce paper«. Bisher haben die Mitarbeiter des RedPaperCenters Daten aus über 1.400.000 Rechnungen und gut 300.000 Auftragsbestätigungen gebändigt.

Totgesagte leben länger: Papier immer noch am Start

Nach wie vor sind 44 Prozent der Dokumente, wie Rechnungen, Mahnungen oder Auftragsbestätigungen, papierbasiert und landen auf den Schreibtischen der Bearbeiter. Allein das Öffnen, Vorsortieren, Zuordnen und Einscannen der jeweiligen Dokumente kostet die Mitarbeiter sehr viel Zeit.

“Eines der Hauptargumente für unsere Shared Services ist, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen oder Einkauf nicht mehr mit administrativen »Vorarbeiten« belastet werden und sich so auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können“, so die Leiterin des RedPaperCenters.

Auf die nächsten fünf Jahre!

Das Thema Outsourcing bzw. der Service, papierbasierte Dokumente zu digitalisieren und entsprechend aufbereitet in die passenden IT-Systeme einzuspielen, ist besonders für kleine und mittelständische Unternehmen interessant.

Der Kunde erhält alle seine Daten transparent, zentral, geprüft und compliance- sowie rechtskonform in digitaler Form. Datenqualität ist hierbei der erfolgsentscheidende Faktor, wie Irene Ducke erklärt:

“Der Erfolg eines Outsourcing-Modells steht und fällt mit der gelieferten Qualität. Wenn beispielsweise ein Kunde des RedPaperCenters spürt, dass seine Aufwände zur eventuellen Nachkorrektur der gelieferten Daten so gering sind und die Datenqualität so gut ist, dass nun auch noch weitere anschließende Prozesse automatisiert werden können, dann können wir langfristig Erfolg haben.“